Os relatórios são cruciais para administrar qualquer negócio. Eles podem permitir que chefes e supervisores saibam exatamente onde a empresa está em vários projetos, que podem então ser reportados aos seus superiores. O planejamento de formatos de relatórios exige informações específicas que facilitarão o uso dos formulários por aqueles que fazem o trabalho em papel. Boas formas também dão ao planejador espaço para criatividade. Planejar seu relatório antes de imprimi-lo é essencial para criar um formulário de relatório que possa ser usado por longos períodos de tempo.
Itens que você precisará
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Papel
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Lápis
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Apagador
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Caneta de tinta permanente preta
Anote todas as informações que você precisará incluir no relatório em um pedaço de papel e, em seguida, transforme esses pontos em questionamento ou em formato de comando. Defina esta página de lado. Execute essa etapa em um computador, se isso for menos confuso para você, mas se você anotá-las em um pedaço de papel, poderá retransmiti-las com mais facilidade para o seu formato no computador quando estiver pronto para adicioná-las em vez de voltar entre vários documentos.
Faça o primeiro rascunho do relatório em seu segundo pedaço de papel. Coloque o logotipo da sua empresa na parte superior da página e adicione o Formulário de relatório em letras maiúsculas grandes na parte superior. Para este exemplo, vamos usar um formulário genérico que pode ser adaptado para se adaptar a qualquer projeto.
Crie uma primeira seção para obter as informações sobre o projeto específico. Isso pode incluir fazer com que o repórter anote o nome do projeto, o número do projeto ou qualquer sistema usado para identificar seu projeto. Em seguida, anote uma solicitação que identifique se o relatório é um relatório provisório ou o relatório final sobre o projeto. Por exemplo:
Marque com um círculo:
Relatório final do relatório intercalar
ou:
Que tipo de relatório é esse? ****
ou:
Tipo de Relatório: Final Intercalar (círculo um)
Faça a segunda seção sobre a pessoa que está preenchendo o formulário. Inclua nome, cargo ou título, responsabilidades específicas para o projeto sobre o qual eles estão relatando e o que eles irão anexar ou incluir em seu relatório.
Desenvolva a última seção do relatório pedindo ao repórter que detalhe o que foi realizado em seu final. Para relatórios intermediários, você pode deixar outra seção para o relator descrever os próximos passos e fornecer uma data estimada de conclusão da próxima fase. Você também pode optar por incluir um contrato no final do relatório para declarar que os funcionários não divulgarão nenhuma informação, e todas as informações incluídas estão corretas para o melhor de seu conhecimento.
Coloque o formato do relatório no computador usando um programa de gravação ou seu programa preferido, e imprima quantas cópias desejar, ou faça o rascunho final e faça várias cópias para manter no arquivo.
Dicas
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Você pode usar software de computador diferente para compor o rascunho final do formulário de relatório antes de imprimir em massa. Lembre-se de manter seus leitores em mente e expor as informações de uma forma que seja melhor compreendida pela maioria de seus funcionários.
