É difícil acompanhar um negócio à medida que ele cresce. Pode ficar ainda mais confuso quando você tenta entender como a estrutura mudou ao longo do tempo através, por exemplo, de expansão ou alterações administrativas. O mapeamento de processos ajuda o gerenciamento a ver as mudanças por meio de um diagrama. Para que o diagrama seja preciso, certas regras precisam ser seguidas na construção de um mapa de processo.
Definir os símbolos do gráfico
Todo mapa de processo possui um conjunto de símbolos que representam tarefas diferentes. Antes de começar a construir um mapa de processo, esses símbolos precisam ser definidos. Os ovais, por exemplo, mostram a entrada no início do processo ou a saída no final do processo. Caixas ou retângulos mostram tarefas ou atividades que ocorrem durante o processo. As setas mostram o fluxo de direção e os diamantes mostram pontos no processo quando perguntas são feitas ou uma decisão é necessária. (Por exemplo, consulte Recursos.)
Definir o processo
Determine onde o processo começa e onde termina. O mapeamento de processos geralmente é feito quando você está mudando a forma como as pessoas realizam seu trabalho, por exemplo, adicionando um processo automatizado, quando sua empresa está se fundindo com outra empresa, quando você está introduzindo uma nova linha de produtos e precisa entender o impacto tem em sua equipe, tarefas e tecnologias, e quando você está tentando cortar custos e melhorar a eficiência. Determine o que você está tentando fazer, quando começa, quando termina e nomeie seu mapa de processo de acordo.
Listar os Passos
As etapas podem mostrar informações suficientes ou uma abundância de detalhes. Qualquer que seja o caminho que você escolher, mantenha o texto simples. Escreva cada etapa na forma de "verbo-objeto", como "plano de ação".
Crie uma sequência
Usando notas Post-It ou cartões de índice, mapeie as etapas da esquerda para a direita na forma de um diagrama. Não se preocupe em desenhar flechas ou figuras ainda. Isso acontece quando você tem uma ideia visual de como será seu mapa.
Desenhe o diagrama
Desenhe os símbolos com base nas regras já delineadas para cada forma - ovais representam entrada e saída, por exemplo. Depois que os símbolos estiverem no lugar, desenhe as setas. Se uma forma exigir mais de uma seta, talvez seja necessário posicionar um losango de decisão para que, ao chegar nessa etapa, você saiba que existem alternativas que precisam ser consideradas. Ao desenhar o gráfico, use uma abordagem de modelo de sistema, em que cada etapa está vinculada à próxima etapa ou resultado por uma seta. Certifique-se de que o modelo esteja completo e inclua informações pertinentes.
