Todos trabalhamos em escritórios caóticos - documentos e outros materiais se acumularam em pilhas, os funcionários estão frustrados e inseguros sobre suas responsabilidades, e os gerentes não estão satisfeitos com o que os funcionários estão fazendo. Como você pode fazer o escritório funcionar sem problemas? Ter procedimentos claros para a equipe seguir ajudará todo o resto a se encaixar - você terá um escritório mais limpo, uma equipe mais feliz e produtiva e melhores gerentes em pouco tempo.
Itens que você precisará
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Computador
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Papel
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Caderno
Criar protocolo
Pesquise as áreas da organização que não são claras, escrevendo uma pesquisa e pesquisando pessoal. Pergunte aos funcionários o que eles não sabem, se é o papel e as responsabilidades deles, a quem eles se reportam ou como executar certos procedimentos adequadamente.
Crie um manual do funcionário com base no que os funcionários precisam de esclarecimento. Inclua também políticas padrão da empresa, incluindo informações sobre o ambiente do escritório. A equipe precisa saber que os documentos precisam ser arquivados de maneira oportuna, para endireitar suas carteiras antes de sair do trabalho e fazer sua parte para criar um espaço de trabalho limpo.
Crie procedimentos operacionais padrão ou SOPs. Os SOPs são instruções escritas que definem quem, o quê, onde, porquê e como de cada tarefa. Crie um SOP para cada tarefa que você deseja que a equipe siga. Inclua um parágrafo de resumo sobre o processo, instruções passo a passo sobre como fazê-lo e uma lista de recursos, caso eles precisem de mais informações. Inclua uma data no futuro, de 6 a 12 meses, quando este SOP será revisado e atualizado. Além disso, inclua o nome e os detalhes de contato da pessoa da organização responsável por esse procedimento. Dessa forma, a equipe saberá quem contatar para obter mais informações. Coloque todos os SOPs em um caderno e torne isso acessível a toda a equipe, para que eles procurem um procedimento se precisarem checar alguma coisa. Escreva novos POPs para novos procedimentos que surgirem e adicione-os ao livro.
Treinar o pessoal e se organizar
Entregue o manual do funcionário a todos os funcionários atuais assim que terminar e aos novos funcionários quando eles forem contratados. Os funcionários podem melhorar a maneira como o escritório é administrado, se souberem o que se espera deles.
Treine os funcionários em todos os POPs que se aplicam a eles. Peça à pessoa da equipe que é responsável pelo procedimento que treine outra equipe individualmente ou em grupo. Treine a equipe em todos os procedimentos depois que eles forem desenvolvidos, para que os funcionários sejam claros sobre o que se espera deles ao fazer esse procedimento.
Realize um dia de limpeza para todos os funcionários para organizar o escritório. Isso não deve ser feito com freqüência. Depois de ler o manual do funcionário e receber treinamento sobre os novos POPs, a equipe deve ter uma ideia clara do que fazer.
Dicas
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Levar o pessoal em um retiro fora do escritório para treinamento adicional.
