"Eu quero aquele relatório em minha escrivaninha primeira coisa segunda-feira de manhã!" o chefe irado grita ao seu subordinado abalado em filmes, programas de TV, livros e provavelmente mais do que alguns ambientes reais de negócios. Em vez de se sentir intimidado pela idéia de compilar um relatório, aceite-o como uma oportunidade para mostrar seu trabalho. Os relatórios de negócios são documentos vitais porque explicam pontos complexos, problemas ou pesquisas de maneira clara e concisa. Os relatórios chamam a atenção porque são oficiais. E desde que você está escrevendo o relatório, você decide o que colocar nele.
O que é um relatório de negócios?
Um documento tangível. Businessdictionary.com define um relatório como “um documento contendo informações organizadas em forma narrativa, gráfica ou tabular, preparadas em base ad hoc, periódica, recorrente, regular ou conforme a necessidade”.
O fato de um relatório de negócios ser um documento apenas enfatiza sua importância. Embora você possa estar na agenda da reunião para fornecer um relatório sobre os ativos adquiridos durante o trimestre, durante e após a apresentação, você terá o relatório comercial para fazer referência e também poderá distribuir uma cópia aos participantes. Lembre-se dos relatos de livros que você teve que fazer na escola? Ler o livro foi o primeiro passo, então você teve que escrever uma sinopse do que você leu. Às vezes, você até teve que apresentar seu relatório para toda a turma. Mas para ajudá-lo, você tinha o relatório tangível em sua mão para se referir. É assim que um relatório é importante.
Um instantâneo no tempo. Um relatório de negócios é uma compilação de fatos e estatísticas sobre um aspecto particular de um negócio. Geralmente é um instantâneo no tempo, relatando em um determinado período. Por exemplo, um relatório anual cobre dados financeiros importantes e ocorrências que fornecem um instantâneo financeiro para esse ano, enquanto um relatório trimestral abrange um trimestre específico do ano.
A maioria dos relatórios, independentemente do tipo ou finalidade, cobre um período específico. Relatórios financeiros cobrem um período específico. As finanças de uma empresa variam de ano para ano e de mês para mês. Mesmo um relatório sobre os produtos disponíveis só é preciso para uma certa janela de tempo, à medida que novos produtos são introduzidos e os mais antigos são descontinuados.
Formal ou informal. Dependendo de sua finalidade e quem a verá, o relatório pode ser formal ou informal. Relatórios formais são aqueles que serão vistos e revisados por chefes, gerência sênior, clientes, potenciais clientes ou investidores ou mesmo pelo público. Como todos os relatórios, eles devem ser bem escritos e apresentados sem erros de digitação ou erros de ortografia, fáceis de compreender e precisos para a moeda de um centavo.
Relatórios informais não são menos importantes. Para os funcionários que precisam preencher seus relatórios de despesas para serem reembolsados, eles são da maior importância. Geralmente informais, esses relatórios contêm descrições, datas e valores em dólares inseridos em um formulário da empresa. Se os funcionários não concluírem o relatório completamente e dentro do prazo, eles não poderão ser reembolsados por passagens aéreas, táxis e refeições de clientes pagas em sua viagem de negócios recente.
Relatórios de outros nomes. Muitos, se não a maioria, de relatórios de negócios nem são chamados de relatórios. Podem ser declarações, como lucros e perdas ou demonstração de resultados ou outras demonstrações financeiras como balanços patrimoniais. Ou podem ser visões gerais de orçamento ou projeções de vendas.
Razões para usar relatórios comerciais
Para preparar um excelente relatório, ajuda entender para que o relatório será usado.
Resumir. Os relatórios ajudam a explicar uma ideia complicada, um processo ou o status financeiro da empresa de maneira clara e compreensível. Meses de dados acumulados, ou anos de pesquisa, podem ser resumidos em um breve relatório. Naturalmente, pode não haver todos os detalhes que foram descobertos na pesquisa, mas o relatório dará a quem ler o relatório um resumo conciso da pesquisa ou dos dados.
Simplificar. As pessoas que analisarão seu relatório podem não ter tempo, desejo ou habilidade para avaliar todos os dados e pesquisas que estão por trás dele. Em qualquer caso, eles têm seus próprios trabalhos para fazer. Seu relatório lhes dá o que eles precisam saber.
Esclarecer. Se 10 pessoas lessem e revisassem todos os dados e resultados de pesquisa que você reuniu, eles chegariam a uma variedade de conclusões diferentes. Seu relatório garante que todos eles operam do mesmo ponto de vista, pois você fornece todos os mesmos dados.
Persuadir. Digamos que sua empresa queira persuadir os investidores a colocar capital para financiar uma nova ideia. Seu relatório será incluído no plano de negócios que será compartilhado com os investidores. Outros associados compilarão a demonstração de lucros e perdas da empresa e outros relatórios de situação financeira, mas seu relatório será uma projeção de vendas descrevendo onde a empresa acredita que os mercados inexplorados estão e as vendas que poderiam render. As demonstrações financeiras são importantes, mas o seu relatório é o que poderia convencer os investidores a entrar ou não.
Prove um argumento. Os relatórios de negócios costumam ser usados quando decisões difíceis precisam ser tomadas, como reduzir o tamanho do projeto, o que pode envolver demissões. Ninguém quer ir nessa direção, mas quando o relatório está na frente deles, mostrando a queda constante nos lucros em comparação com despesas como salários, fica claro o que precisa ser feito. Ou, do lado positivo, os relatórios podem mostrar se a empresa está em posição de se expandir para novas direções empolgantes.
Resolver um problema. Você esteve em reuniões em que as discussões de um problema ocorrem sem chegar a uma solução viável. Mas, se você compartilhar seus relatórios na grande tela de projeção, todos estarão observando o mesmo problema ao mesmo tempo. Visualizar um documento tangível, com tabelas e gráficos que mostram onde a situação realmente se encontra, permite que todos analisem o mesmo material juntos e cheguem a uma solução juntos.
Tipos de relatórios comerciais
Há um número infinito de relatórios de negócios que podem ser escritos, especialmente porque você também pode escrever seu próprio relatório personalizado e intitulá-lo como quiser. Geralmente, no entanto, os relatórios de negócios se dividem em quatro categorias: explicativos, analíticos, de progresso e legais. Claro, eles podem e se sobrepõem. Um relatório de progresso, por exemplo, poderia ser explicativo também. Mas seu objetivo principal é dar uma atualização sobre uma situação.
Relatórios explicativos. Alguns relatórios de negócios são escritos para explicar uma situação ou um tópico para que todos possam entendê-lo. Você pode escrever um relatório explicativo para explicar a pesquisa que você realizou, por exemplo. Se você apresentar apenas uma tabela mostrando os resultados de sua pesquisa, você será naturalmente inundado com perguntas sobre o motivo da pesquisa, sua metodologia, tamanhos de amostra e muito mais. Assim, em vez de apenas uma tabela de resultados, você deve começar explicando brevemente o motivo pelo qual você realizou a pesquisa e como você fez isso, como usar pesquisas por telefone ou enviadas pelo correio, rastrear dados durante um período de tempo ou qualquer que seja sua metodologia. Em seguida, você explica os resultados de sua pesquisa usando uma tabela, diagrama ou outro método que torna os resultados claros. Então você resume as descobertas em algumas frases.
Relatórios analíticos . Esse tipo de relatório fornece análise, talvez comparando duas situações ou possibilidades. Em vez de apenas explicar, um relatório analítico faz pelo menos parte da análise das descobertas para o leitor. Você pode usar recursos visuais em seu relatório analítico para demonstrar seus pontos, como diagramas ou tabelas de dados.
Relatórios de progresso. Como boletins escolares, os relatórios de progresso mostram como as coisas estão indo agora. Eles não são baseados em montanhas de pesquisa ou análise; eles são uma atualização para pessoas que precisam de um. Relatórios anuais, demonstrações financeiras, como declarações de renda, e outros relatórios que são instantâneos de um ponto no tempo são relatórios de progresso.
Relatórios legais. Qualquer relatório que a empresa é obrigada por lei a compilar e publicar, arquivar ou enviar para outra entidade é um tipo de relatório legal. Os relatórios legais também são, algumas vezes, concluídos para proteger a empresa de ações judiciais potenciais ou outros problemas legais. Se um relatório for compilado para fins fiscais, ou exigido pela Comissão de Valores Mobiliários, um tribunal ou outra entidade oficial, ele pertence à categoria legal.
Exemplo para escrever relatórios comuns
De acordo com o Laboratório de Escrita Online da Universidade de Purdue (OWL), a maioria dos relatórios de negócios não tem um formato universal. Verifique se sua empresa tem um formato preferido para o relatório que você está escrevendo. Caso contrário, você é livre para compor da maneira que achar melhor. No entanto, o OWL tem sugestões que podem ajudá-lo a garantir a cobertura de todas as bases e a escrever o melhor relatório possível.
- Mantenha isso breve.
- Conheça o seu público e escreva para eles.
- Use títulos e destaque pontos importantes.
- Coloque suas descobertas, argumentos ou pontos mais importantes primeiro.
- Decida se deseja incluir suas conclusões ou deixe isso para os leitores.
O conteúdo do seu relatório irá variar dependendo do seu propósito e do seu público. Para um relatório interno, o público já conhece a empresa, por isso você não precisa preenchê-lo com esses detalhes. Um relatório público, no entanto, ou um com vários públicos-alvo, se beneficiaria de algumas informações básicas sobre a empresa.
Título / página de título. Todo relatório precisa de um título claro que explique o que revelará. Este não é o lugar para ser inteligente; a transparência é fundamental. Para um relatório curto ou informal, um título simples na parte superior da página, seguido das datas, se aplicável, serve. Por exemplo:
Resumo das Receitas e Despesas, Primeiro Trimestre de 2018
Os relatórios formais precisam de uma página de título que inclua o título, a data e o autor, por exemplo:
Resumo de Receitas e Despesas
Primeiro trimestre de 2018
Preparado por
(seu nome)
Se o relatório estiver sendo preparado para uma pessoa ou grupo específico, adicione-o depois do seu nome, por exemplo:
Para
XYZ Company, Inc.
Introdução. Comece com um breve histórico ou informações básicas pertinentes sobre a empresa, se achar necessário. Em seguida, explique brevemente por que esse relatório foi preparado. Se o relatório apresentar os resultados da pesquisa, explique brevemente a metodologia da pesquisa. Para um breve relatório, isso deve ser algumas frases. Um relatório formal pode incluir uma página inteira. Alguns relatórios formais começam com um Resumo executivo que fornece uma visão geral ou uma sinopse do relatório para que, se tudo isso for lido por alguém, eles ainda compreendam o relatório.
Índice. Em um relatório longo, liste seções e visuais com números de página.
Corpo do relatório. Aqui você coloca seus dados, o ponto crucial ou as informações mais importantes do seu relatório. Inclua elementos visuais, como gráficos, diagramas, tabelas ou gráficos, em vez de apenas texto. Os visuais mostram às pessoas o que você quer que elas saibam e são interativas, o que mantém a atenção dos leitores. Tabelas, gráficos e outros documentos de conteúdo visual são a "prova" do que você está denunciando. Comece sempre com os dados mais importantes primeiro.
Resultados. Esta seção é opcional e depende dos seus leitores.Quer dizer a eles como interpretar os resultados ou deixar o relatório falar por si?
Conclusões Relatórios formais precisam de um final resumindo os resultados, sejam eles esperados ou surpreendidos, e como eles afetarão decisões futuras.
Exceções. Relatórios anuais e trimestrais são exemplos que podem ser mais criativos. Particularmente, se a empresa estiver alcançando o público em geral, como o relatório anual ou trimestral de um hospital, as atualizações podem ser mais bem contadas por meio de histórias convincentes de vidas salvas ou funcionários que executam técnicas de ponta. As empresas também podem relacionar seu progresso dessa maneira entrevistando funcionários que realizam pesquisas de ponta ou inventam novos produtos interessantes.
No final, como você escreve seu relatório é com você. Apenas curta, mantenha seu público em mente e inclua informações que transmita claramente sua mensagem. Sem suor. Você vai tê-lo na mesa do seu chefe em nenhum momento.
