A melhoria de processos é o ato de promover os interesses de negócios refinando a estrutura das operações em uma organização, em vez de solucionar problemas de maneira singular. Em vez de olhar apenas para o que está acontecendo, a equipe é encorajada a examinar como as circunstâncias estão sendo formadas, levando em consideração todos os elementos periféricos que afetam as condições atuais. A melhoria de processos afasta a atenção da detecção de falhas ou da atribuição de culpas e ao trabalho em equipe para eliminar atividades desnecessárias e otimizar a produtividade.
Desafios
Uma das tarefas mais difíceis na aplicação desta ideia a uma estratégia organizacional é encorajar os funcionários a adotar uma mentalidade de cooperação, em vez de competição. Os principais líderes são essenciais na implementação de uma mudança de paradigma em toda a empresa. Isso requer uma mudança considerável na forma como os negócios são feitos na mente da maioria das pessoas. A importância da melhoria de processos é uma idéia que deve ser aceita e decair do topo.
Selecionando uma equipe
Melhoria de processos começa por decidir o que precisa ser melhor e estabelecer um resultado desejado. A próxima é eleger uma equipe de indivíduos especialmente adequados para o propósito pretendido. Frequentemente, um documento é formalmente registrado, identificando a autoridade da equipe e quais meios devem ser dados para atingir as metas da empresa.
Simplificação de Processos
O método atual de operação é então diagramado, produzindo uma imagem detalhada de todos os eventos relevantes que ocorrem desde o início de um processo até o seu final. Isso permite que os membros da equipe vejam as operações de uma perspectiva ampliada e eliminem quaisquer atividades que possam atrapalhar a produção. Determinados pontos de informação são selecionados por meio dos quais os dados são coletados e comparados com leituras posteriores para monitorar a melhoria. A equipe então determina se os atuais métodos de operação são simultâneos aos resultados desejados e à missão corporativa.
Ciclo Planejar-Fazer-Verificar-Agir
A equipe faz uma brainstorming para identificar as causas básicas de certas dificuldades no processo. Em seguida, desenvolverá um possível plano de melhoria, dadas essas razões. Depois de implementar as alterações, o grupo testa a melhoria. Ao comparar os dados coletados anteriormente com as informações atuais, os membros da equipe podem reconhecer se o ajuste moveu a empresa para mais perto dos resultados desejados. Se bem sucedido, ainda deve ser estabelecido que a mudança é prática. Caso contrário, a equipe pode retornar ao estágio de planejamento para refinar o processo. Se a mudança for viável, o grupo pode continuar com o novo processo até que uma revisão posterior seja necessária ou retornar ao estágio de identificação para descobrir de que outra forma o método pode ser refinado.
Conclusão
A qualidade é um produto de aprendizado contínuo. Concentrar-se na estrutura de uma operação revela como cada pessoa e departamento contribui para manter um determinado sistema. A eficácia só aumenta ao lado do nosso nível de compreensão. E, como as formas pelas quais os negócios são feitos continuam a se expandir, também devem aceitar ideias de identificar desafios e descobrir soluções.
