Um relatório de desempenho é uma ferramenta de negócios valiosa. Ele permite documentar e acompanhar o desempenho dos funcionários. É importante escrever esses relatórios cuidadosamente, pois eles podem ser catalisadores para encorajar um comportamento mais positivo ou negativo dos funcionários. Um relatório de desempenho bem escrito combina informação, análise, honestidade e tato.
Centralize seu relatório em várias observações para as quais você tem dados. É importante manter anotações sobre os funcionários antes de redigir o relatório e, em seguida, extrair informações dessas anotações para compilar o relatório. Certifique-se de que as observações foram em primeira mão e não boatos. Um exemplo de observação em primeira mão pode ser uma anotação que você escreveu e arquivou quando notou um funcionário chegando 30 minutos atrasado para trabalhar em uma data específica.
Escreva sobre comportamentos especificamente relacionados ao trabalho que está sendo feito. Comportamentos relacionados ao trabalho incluem interações com os colegas, atenção aos detalhes, qualidade da papelada, atitude geral e pontualidade.
Centralize seu relatório no comportamento que foi discutido verbalmente com o funcionário. Seus comentários não devem ser uma surpresa total para o trabalhador.
Concentre-se no positivo, mas certifique-se de listar objetivamente quaisquer ocorrências negativas, se necessário. Você pode escrever algo como: "O Sr. Jones mantém interações positivas com seus colegas de trabalho. Ele fica até mais tarde, se necessário, para concluir um trabalho. Ele teve alguns problemas para chegar ao trabalho a tempo, como evidenciado por observações feitas em 11, 20 e 27 de junho."
Seja conciso e específico. Cite exemplos de incidências específicas. Abster-se de divagar. Um exemplo ruim disso seria algo como: "A Sra. Smith não está indo bem no trabalho. Ela parece ser uma péssima opção para o cargo. Não sei o que o futuro pode ter se ela não puder. … "Um melhor exemplo seria", a Sra. Smith apresentou queixas contra ela por dois colegas de trabalho diferentes em várias ocasiões a respeito de seu discurso insultuoso e desrespeitoso."
Vincule o relatório de desempenho a relatórios anteriores. Indique áreas que podem ter melhorado, piorado ou permanecido o mesmo. Por exemplo, você pode escrever: "No último trimestre, os números da produção de Thompson foram 75% mais baixos do que a empresa considera aceitável. Entretanto, desde sua última avaliação, sua produção melhorou drasticamente e agora atende aos padrões da empresa".
Comunique a apreciação por áreas positivas de comportamento. Você pode escrever algo como: "A atitude positiva da sra. Brown influencia as pessoas ao seu redor e torna o ambiente de trabalho um ambiente melhor".
Forneça comentários sobre como você gostaria de ver melhorias nas áreas mais fracas. Vincule o relatório a metas futuras. Por exemplo, você poderia escrever: "O Sr. Hartzog falhou em entregar seus planos de aula semanais em quatro ocasiões. Durante o próximo semestre, a administração gostaria que ele voltasse seus planos de aula até sexta-feira de cada semana".
Escreva o relatório quando estiver em um estado de espírito positivo. Certifique-se de revisar o relatório pelo menos várias horas depois de escrevê-lo, a fim de detectar as possíveis revisões que precisam ser feitas.
Incentive os funcionários a se comunicar com você sobre um relatório, uma vez que o tenham recebido, se assim o desejarem. Use a análise como uma oportunidade de colaborar positivamente para o aprimoramento pessoal e melhorar a empresa como um todo.
