Os memorandos precisam transmitir informações de maneira concisa e objetiva. Esse estilo prático significa que, mesmo que você esteja suando a perspectiva de escrever um, você deve considerar o formato direto e sensato um alívio bem-vindo para os outros projetos de redação mais trabalhosos que você pode ter em sua mesa.
Escreva um título
Comece seu memorando escrevendo um cabeçalho padrão que inclui “Para:”, “De:”, “Data:” e “Assunto” em linhas separadas. Pense na linha do público, percebendo que talvez você não queira divulgar seu memorando para toda a empresa, mas apenas para alguns departamentos. O cabeçalho superficial permite que os leitores digitalizem rapidamente e obtenham informações importantes desde o início - da relevância ao tópico.
Declare seu propósito
Escreva uma pequena abertura que indique claramente, nos termos mais simples possíveis, o seu propósito de escrever. Injete alguma personalidade, se desejar, mas mantenha essa adição breve também. Por exemplo, se você estiver fazendo um anúncio, pode escrever: “Depois de uma pesquisa particularmente longa e exaustiva, tenho o prazer de anunciar que a ABC Company contratou o XYZ Writers Group para orientar nossos esforços de marketing futuros.”
Elaborar Com Precisão
Dedique o corpo do seu memorando - não mais do que dois ou três parágrafos - à elaboração de sua declaração de abertura. Antecipando perguntas é importante; você não quer que o seu memorando gere mais perguntas do que fornece respostas, mas um memorando também não é o fórum para uma divulgação exaustiva de 360 graus. Organize as informações mais importantes - o que os funcionários desejam saber e o que precisam saber - de maneira hierárquica. Finalmente, tenha em mente que um memorando raramente serve como a “palavra final” sobre um tópico; na verdade, às vezes, coloca em movimento uma gama completa de atividades. Portanto, dedique o último parágrafo do corpo do seu memorando aos “próximos passos” ou “o que acontece a seguir”. Por exemplo, neste caso, você pode compartilhar quando introduzir o grupo de redatores aos seus funcionários.
Fechar em estilo
Feche sua nota em uma nota otimista, percebendo que você está enviando uma mensagem implícita para seus funcionários seguirem. Você poderia dizer, por exemplo, “Eu sei que você está ansioso, assim como eu, em embarcar neste capítulo empolgante na história de nossa empresa. Agradeço antecipadamente por seu entusiasmo e dedicação contínuos. ”
Apontar para anexos
Inclua uma anotação no final do seu memorando para anexos relevantes, como documentos que você deseja que os funcionários leiam ou novos procedimentos que você deseja seguir. Basta escrever a palavra “Anexado:” e resumir brevemente as informações. Neste exemplo, você pode incluir um compêndio dos projetos de marketing anteriores do grupo de redatores para que seus funcionários possam se familiarizar com o estilo e as realizações do grupo. Seja explícito sobre onde os funcionários podem encontrar essas informações. Por exemplo, se você publicar uma cópia em papel do seu memorando em um quadro de avisos ou enviá-lo por e-mail para toda a empresa, certifique-se de que os funcionários entendam como acessar o anexo.
Dicas
-
Leia seu memorando em voz alta enquanto você o revisa e edita cuidadosamente antes de divulgá-lo.
