Quando você administra uma pequena empresa, muitas vezes é preciso fazer tudo isso. De finanças a recursos humanos e marketing, você provavelmente usa muitos chapéus. Isso pode ser um desafio quando você não tem experiência específica nessas áreas. Felizmente, muitas tarefas financeiras podem ser autodidatas com a ajuda de recursos encontrados on-line ou através de conselhos locais de pequenas empresas. Uma das mais essenciais dessas tarefas é definir um orçamento e determinar os custos fixos discricionários e comprometidos.
Orçamento e Planos de Negócios
O orçamento é um aspecto crítico da administração de uma pequena empresa. Para se qualificar para um empréstimo ou obter aprovação de um conselho de administração, você provavelmente precisará de um orçamento e de um plano de negócios. O plano serve como roteiro financeiro para sua empresa nos próximos anos. Mesmo que você seja um proprietário autônomo, planeje um plano de negócios para ter uma boa idéia de onde seu dinheiro irá para o futuro. Você também pode precisar de um plano de negócios se registrar determinadas designações legais, como uma corporação que exija uma diretoria ou para fins de seguro.
A maioria dos planos de negócios contém custos que você pode controlar e custos que você não pode. Essas despesas são conhecidas como custos fixos discricionários e custos fixos comprometidos, respectivamente. De muitas maneiras, elas são semelhantes aos desejos e necessidades com os quais você pode estar familiarizado em seu orçamento pessoal. No entanto, ambos são considerados fixos até certo ponto, enquanto seus desejos pessoais, como ir ao cinema, são muito mais flexíveis. Um bom senso para quais itens do orçamento de sua empresa são fixos e que podem ser alterados ajudará a determinar a lucratividade do seu plano de negócios.
O que são custos fixos discricionários?
Um custo fixo discricionário é aquele que é uma despesa necessária para um período específico de tempo ou um ativo que é ocasionalmente uma despesa desnecessária, mas uma necessidade em outros momentos. Na maioria dos casos, os custos fixos discricionários podem ser eliminados ou reduzidos mais facilmente do que os custos fixos comprometidos. Além disso, eles têm menos impacto sobre a lucratividade de uma empresa se forem cortados ou reduzidos.
Os custos que se enquadram nessa categoria não são aqueles que podem ser permanentemente eliminados. Em vez disso, geralmente são despesas que são temporariamente reduzidas ou reservadas para ajudar no resultado final de curto prazo. Ao longo do tempo, no entanto, a eliminação de custos fixos discricionários pode prejudicar seus negócios de várias maneiras, desde a exposição reduzida da marca a funcionários com pouco treinamento até a redução de resultados de pesquisa e desenvolvimento. Sua empresa deve sempre deixar espaço no orçamento para despesas fixas discricionárias por esse motivo.
O que são custos fixos comprometidos?
Custos fixos comprometidos são aquelas despesas que você não pode simplesmente eliminar do seu orçamento. São gastos que são necessários, uma vez que você precisa dos bens ou serviços que esses custos suportam para administrar o negócio. Por exemplo, uma empresa produtora de camisetas precisa de uma fábrica e tecido antes de começar a produzir qualquer camiseta. Uma empresa que fornece qualquer tipo de serviço geralmente precisa de um escritório para possibilitar reuniões com clientes e um local onde os funcionários possam trabalhar.
O período de compromisso para custos fixos comprometidos tende a ser muito mais longo do que para despesas discricionárias. Por exemplo, a locação do seu prédio de escritórios provavelmente é válida por vários anos. A decisão de rescindir contratos dessa natureza geralmente leva à perda de receita devido a penalidades. É comum que, mesmo que você queira eliminar despesas nessa categoria, talvez não seja financeiramente viável fazê-lo.
Além disso, a própria natureza do seu negócio provavelmente dificultará a alteração dos custos fixos comprometidos, uma vez estabelecidos. Se você produz bens ou presta serviços em um determinado local, você normalmente não pode simplesmente fechar a loja e realocar sem sofrer uma perda financeira significativa. Um restaurante, por exemplo, deve estar localizado em uma instalação com uma cozinha comercial e um espaço para refeições, a fim de operar legalmente. A realocação exigiria que uma empresa parasse e reiniciasse novamente assim que uma nova instalação fosse encontrada.
Devido às dificuldades envolvidas na alteração de qualquer aspecto dos custos fixos comprometidos, é melhor considerar essas decisões com cuidado. Consulta com advogados, consultores financeiros, conselhos de diretores e câmaras de comércio é sábia antes de assumir compromissos de longo prazo.
Exemplo de custo fixo discricionário
Como os custos fixos discricionários são definidos como aqueles que se reduzem e fluem por longos períodos de tempo, eles podem variar amplamente com base no tipo de negócio que você opera. Alguns tipos comuns de despesas que se enquadram nessa categoria incluem campanhas publicitárias, treinamento de pessoal, relações com investidores, relações públicas e pesquisa, controle de qualidade, manutenção e esforços de desenvolvimento de negócios. Outros exemplos de custos fixos comprometidos incluem taxas de manutenção de website, custos de seguro, pagamento de empréstimos comerciais ou pagamentos parcelados em qualquer tipo de ativos de negócios.
Como você pode imaginar, reduzir a curto prazo as campanhas publicitárias pode ter um impacto muito pequeno em suas margens de lucro. No entanto, se você cortasse completamente seu orçamento de publicidade, sua empresa provavelmente veria margens reduzidas com o tempo. Da mesma forma, a redução temporária de fundos destinados ao controle de qualidade pode ser uma boa escolha por um período de tempo mais curto. Em um plano financeiro de longo prazo, porém, a eliminação de qualquer processo de controle de qualidade quase certamente teria um efeito prejudicial sobre a reputação do seu negócio e, em última análise, sobre os lucros.
Exemplo de custo fixo confirmado
Como os custos fixos comprometidos são aqueles que não podem ser eliminados da linha inferior de uma empresa, eles geralmente são itens de grande porte. Estes podem incluir o arrendamento em espaço de escritório, a compra de uma máquina necessária para o funcionamento do seu negócio ou pagamentos de serviços públicos. Todas essas despesas são necessárias para a continuidade das operações e, portanto, não podem ser eliminadas. Na maioria dos casos, também não é possível reduzir esses custos de maneira significativa.
Ao considerar os custos fixos, é importante incluir quaisquer taxas ou encargos adicionais que resultarão, em última instância, da sua compra inicial. Por exemplo, se você comprar um prédio de escritórios por US $ 100.000, mas tiver que pagar uma taxa de manutenção mensal de US $ 250 para o parque executivo, será necessário incluir a última despesa como parte do orçamento de custo fixo comprometido. Da mesma forma, se o seu restaurante abrir em um novo local, o seguro de responsabilidade comercial necessário para essa loja física deve ser considerado como um custo fixo. Todas as despesas associadas que podem surgir como resultado de um custo fixo precisam ser levadas em consideração.
Qual é a diferença entre o custo fixo comprometido e o custo irrecuperável?
Embora existam algumas semelhanças entre custos fixos comprometidos e custos irrecuperáveis, os termos não são intercambiáveis. (Observe que um custo irrecuperável também pode ser chamado de custo ocioso). Considerando que um custo fixo comprometido é aquele que não pode ser eliminado do seu orçamento e ainda permite que você administre seu negócio, um custo irrecuperável é aquele que não pode ser recuperado de qualquer forma, uma vez pago.
Um exemplo de custo irrecuperável é uma campanha publicitária de um novo serviço. Digamos, por exemplo, que a liderança de sua empresa achasse que uma oferta proposta mostrava uma promessa imensa e que US $ 50.000 foram alocados para anunciar para clientes-alvo. No entanto, uma vez que a campanha foi concluída, não houve movimento de clientes novos ou atuais para adotar o serviço. A equipe de vendas não conseguiu convencer os clientes a fazer logon e, portanto, o serviço foi descartado da lista de ofertas. Devido ao seu lançamento fracassado, os US $ 50.000 gastos em publicidade seriam considerados um custo irrecuperável. O dinheiro neste exemplo foi gasto e não pôde ser recuperado.
Em contraste, um custo fixo comprometido seria se você tivesse proposto o mesmo novo serviço e muitos clientes estivessem interessados; a equipe de vendas conseguiu organizar vários contratos assinados com base no novo serviço. A fim de fornecer as entregas prometidas, no entanto, uma peça de maquinário de US $ 50.000 deve ser comprada. Neste caso, a máquina seria considerada um custo fixo comprometido, porque sua empresa absolutamente deve tê-lo para continuar fazendo negócios com os quais se comprometeu.
Como dar conta de Vs Discricionário. Custos fixos comprometidos
Se o software financeiro da sua empresa oferecer a você a oportunidade de distinguir custos fixos discricionários e comprometidos, essa é uma ótima maneira de separar os dois e manter seu orçamento nos trilhos. Se você não usar um programa com esse recurso, poderá criar uma categoria de orçamento separada, usada exclusivamente para custos discricionários. Considere os gastos anteriores em cada categoria ao criar um novo orçamento. Procure áreas onde você possa reduzir os custos discricionários, mas seja realista. Orçamento um montante que permite algum espaço de manobra daqui para frente. Nunca faça um orçamento exatamente o que você gastou no passado, pois isso pode levar a reduções forçadas nas despesas discricionárias, se os fundos necessários simplesmente não estiverem disponíveis. Com o tempo, esses cortes podem prejudicar seus negócios.
Quando se trata de custos fixos comprometidos, o orçamento pode ser um pouco mais fácil. Você já sabe quanto dinheiro vai gastar em determinadas categorias a cada mês porque essa é a natureza desse compromisso financeiro. Ainda assim, inclua um pouco de dinheiro acima e além dos custos fixos como um cenário just-in-case.
Certifique-se de documentar todas as despesas que você tem, não importa quão pequeno seja. Essa é a única maneira de garantir a precisão no orçamento futuro e nas atualizações do plano de negócios. Você precisa saber quanto alocar para despesas fixas fixas e comprometidas discricionárias, portanto, classifique o que você gasta agora para um tempo mais fácil no futuro. Manter seus custos fixos comprometidos o mais baixo possível e evitar custos fixos discricionários desnecessários é uma maneira de manter seus gastos baixos e seu orçamento nos trilhos.
Corrigido vs. Custos variáveis
Ao criar um orçamento ou plano de negócios, também é importante considerar custos fixos versus custos variáveis. Os custos variáveis diferem dos custos fixos discricionários e comprometidos na medida em que eles geralmente mudam a cada mês. Por exemplo, se sua empresa usa publicidade nas mídias sociais e paga por clique, você pode descobrir que em alguns meses você gasta US $ 100, enquanto você é cobrado mais de US $ 1.000 em outros. Este custo é totalmente dependente de quão eficaz é o anúncio e de quantas pessoas escolhem clicar nele.
Alguns custos podem ser fixos ou variáveis, dependendo de como você estrutura seus negócios. Por exemplo, a quantia de dinheiro que você deve na folha de pagamento a cada mês poderia ser uma despesa fixa se seus funcionários fossem remunerados e pagassem as mesmas quantias, independentemente de quantas horas trabalhassem. Se sua equipe é composta de vendedores com base em comissão ou trabalhadores por hora, no entanto, as despesas com folha de pagamento mensal provavelmente variarão. Em instâncias como essas, é aconselhável reservar dinheiro extra para contabilizar os fluxos e refluxos que você pode esperar.
