Em qualquer setor de serviços, um comerciante tem o dever de fornecer uma lista detalhada e completa dos serviços prestados no momento em que um trabalho é concluído. Tanto os indivíduos quanto os homens de negócios e as mulheres fazem uso de um recibo de serviço para manter registros orçamentários e, em alguns casos, para fins tributários. Um cliente nunca deve ter que pedir um recibo, e deve ser dado automaticamente após os serviços serem prestados. O recibo deve ser mantido o mais simples possível, transmitindo o custo dos itens e mão de obra realizada.
Anote um rascunho das atividades realizadas durante o processo de troca de óleo, incluindo uma breve descrição de cada segmento do trabalho, o número total de horas-homem e os suprimentos usados. Se você tiver funcionários executando as tarefas de serviço, talvez queira considerar fornecer a eles uma lista de verificação padronizada que eles possam marcar quando cada tarefa for concluída.
Transfira o trabalho, o tempo em horas-homem, a quantidade de óleo engarrafado e outros itens para uma nova página em um livro de recibos de carbono. Estes livros estão disponíveis em lojas de material de escritório e papelaria, bem como on-line. Crie duas seções para o recebimento: uma para encargos de mão-de-obra e hora de trabalho e outra para suprimentos de varejo usados durante a troca de óleo. Na seção de mão-de-obra, forneça ao cliente uma breve descrição de cada etapa tomada durante a troca de óleo. Em seguida, insira o preço total na coluna apropriada para cada entrada de linha. Liste a quantidade e o tipo de óleo usado, o número de garrafas, filtros e outros itens vendidos, colocando-os na seção de suprimentos de varejo. Insira o preço total para todos os suprimentos usados na coluna apropriada.
Coloque o nome da empresa e a data em que os serviços foram renderizados na parte superior do recibo, junto com o número do telefone, caso o cliente tenha alguma dúvida no futuro.
Calcular e totalizar todos os itens individuais de mão de obra e de varejo e, em seguida, adicionar qualquer imposto sobre vendas, se aplicável. Adicione o valor do imposto ao subtotal e insira o valor total, incluindo impostos, no bloco "Valor a pagar" no canto inferior direito do recibo.
Crie uma breve nota na parte inferior do recibo que mostra o método de pagamento usado pelo cliente. Se o cliente pagou com cartão de crédito, basta escrever "Método de pagamento: cartão de crédito" e os últimos quatro dígitos do número do cartão, se desejar. Se o cliente usou um cheque, anote "Cheque" e faça referência ao número do cheque.
Aviso
As leis de crédito agora proíbem que uma empresa coloque todo o número do cartão de crédito do cliente em recibos. Forneça apenas os últimos quatro dígitos do número do cartão, em vez do número inteiro, para evitar ramificações legais.
