Voluntários são o sangue da vida de uma organização sem fins lucrativos. Muitas organizações sem fins lucrativos não têm pessoal suficiente para administrar uma organização de forma eficaz, para que os voluntários preencham a lacuna. As organizações que desenvolvem e destacam políticas e procedimentos para o seu programa de voluntariado e que definem os papéis e responsabilidades dos voluntários colhem os benefícios que acompanham um programa de voluntariado de primeira classe.
Escreva uma introdução. Inclua o nome da agência, a declaração da missão e os valores fundamentais, uma lista de membros da equipe e uma lista de membros da diretoria. Os voluntários não apenas ajudam nos projetos, mas também são embaixadores da sua organização. Eles precisam saber como a agência funciona e as pessoas que representam a agência em uma capacidade administrativa. Inclua também informações sobre quem a agência atende, o que ela faz para ajudar e os programas que ela apóia.
apresentar a agência aos voluntários no primeiro parágrafo do manual e recebê-los. Embora os voluntários não sejam funcionários remunerados, eles devem ser tratados com respeito desde o primeiro dia. Certifique-se de reconhecer seu valor como central para a missão da organização. Escreva duas frases curtas para agradecer aos voluntários antecipadamente pelo serviço prestado à agência e informá-los sobre o quão central eles são para a missão.
Criar o manual em um formato de 8 1/2 polegadas por 11 polegadas, ou de preferência 6 polegadas por 9 polegadas, por isso é fácil de transportar e voluntários podem mantê-lo acessível para referência. O manual também pode ser colocado em um fichário de três toques para que as atualizações possam ser adicionadas facilmente. Configure políticas e procedimentos de maneira passo-a-passo usando uma linguagem simples e clara. Não use $ 10 palavras para ganhar pontos. Voluntários vêm de todas as formações educacionais, e a linguagem do seu manual deve estar em um nível educacional que qualquer um possa entender.
Crie descrições de trabalho para as posições de voluntário. Descreva os papéis e responsabilidades para que os voluntários possam escolher a posição que melhor se adapte aos seus interesses. As descrições de cargos ajudarão sua agência a associar os voluntários a uma oportunidade de voluntariado apropriada. As pessoas são voluntárias por diferentes razões e têm habilidades diferentes. Uma boa descrição do trabalho permitirá que os voluntários escolham a oportunidade certa para eles e para sua organização. Adicione exemplos de cópias das folhas de registro, formulários de registro, etc. As agências têm o rastreamento do banco de dados para horas de trabalho voluntário: as folhas de horas ajudam a tornar as horas de rastreamento mais fáceis.
Descreva os tipos de treinamento inicial e adicional disponíveis para o voluntário. Liste as datas de orientação e como elas podem atualizar suas habilidades ou aprender novas. Desenvolva um calendário de datas para treinamento e orientação. Informe os voluntários se eles precisam assinar uma declaração de confidencialidade. Se o fizerem, reveja a declaração com eles, responda a todas as perguntas e explique o motivo da declaração. Durante as orientações dos voluntários, revise o manual do voluntário com cuidado e dê tempo para que os voluntários façam perguntas. (É sempre bom ter refrescos simples nas orientações do voluntário.)
Descreva o processo de seleção de voluntários. Deixe-os saber se eles precisam de uma verificação de antecedentes, se a posição de voluntário que eles escolhem tem licenças especiais, riscos, autorizações médicas, testes de TB, crachás e assim por diante. Se eles esperam dirigir para a agência, explique que tipo de seguro eles devem ter para fazer isso, ou qualquer seguro adicional que eles precisariam para trabalhar como voluntário para sua agência.Explique quaisquer problemas de responsabilidade e tenha autorizações para assinar se você tiver cargos voluntários de alto risco. Os voluntários precisam conhecer os riscos de certas oportunidades de voluntariado. Certifique-se de incluir os formulários de isenção e, durante a orientação, explique a justificativa para eles e dê aos voluntários a opção de assinar esses formulários. Este processo protegerá a agência em caso de acidente.
Explique como os voluntários se qualificam para os prêmios. Se a agência tiver um programa de reconhecimento, descreva quando é realizado, como a agência reconhece os voluntários, se é um evento de gala, almoço ou cerimônia de premiação especial, e o código de vestimenta do evento. Se o evento de reconhecimento voluntário é uma ocasião especial para os voluntários, descreva-o para que eles entendam que o pessoal da agência se torna "os voluntários" para este evento, e os voluntários se tornam os convidados.
