Qualquer um pode apreciar a visão de um executivo ocupado, de alto nível, sentado atrás de uma grande mesa, sem sequer um pedaço de papel - muito menos uma partícula de poeira - à vista. As aparências desmentem a realidade, pois o executivo provavelmente está tão ocupado quanto você, mas ele encontrou uma maneira de organizar sua carga de trabalho no escritório. Você também pode, desde que desenvolva um sistema que funcione para você. Isso pode significar empregar algumas técnicas “testadas e comprovadas” enquanto se despede outras pessoas.Como esse executivo de alto nível, lembre-se de que você está no comando e que cabe a você assumir o controle de sua carga de trabalho antes de assumir o controle de você.
Estabeleça um sistema de arquivamento - eletrônico e em papel - para que você possa prontamente dispensar as informações quando terminar de revisá-las. Muitos profissionais de negócios são “empilhadores mestres”, o que significa que eles tendem a acumular pilhas de papel que acabam por sobrecarregá-los. Assuma o compromisso de trabalhar em um projeto e, quando terminar, registre-o imediatamente. Para arquivos de papel, estabeleça um sistema de arquivos codificados por cores, com cada cor indicando uma mensagem significativa para você. Por exemplo, implemente um sistema de hierarquia de três cores em que verde significa “alta prioridade”, amarelo significa “prioridade moderada” e vermelho significa “baixa prioridade. Ou, para reduzir o número de arquivos na sua mesa, use um sistema de duas cores. Siga a mesma lógica para criar um sistema de arquivamento de computador.
Crie uma lista de tarefas diárias e mantenha-a sempre consigo para mantê-lo concentrado e no caminho certo. Cruze as tarefas conforme você as conclui. Da mesma forma, mantenha um calendário com você em todos os momentos, cruzando os dois conforme necessário. Revise sua lista de tarefas no final de cada dia e no início de cada novo dia para consolidar suas obrigações diárias em sua mente.
Estabeleça prazos e prazos para cada uma dessas tarefas, sendo otimista, mas também realista. Seja particularmente vigilante quanto ao tempo que você dedica a ler e responder a e-mails, pois é incrivelmente fácil ser sugado pelo demorado "e-mail vortex". Marque seus e-mails com mensagens de "alta prioridade" para ajudar a concentrar seus esforços então decida se deve ou não responder de acordo.
Comece chamadas telefônicas e reuniões com uma estimativa de sua duração - e depois observe o relógio e siga o plano. As pessoas respeitarão sua disciplina se você disser algo como: "Como eu sei que estamos todos ocupados, vamos tentar ao máximo manter esse telefonema ou reunião por 30 minutos".
Estabeleça limites para os colegas de trabalho que podem tentar aprisioná-lo em um almoço prolongado ou uma conversa prolongada sobre suas terríveis namoradas às cegas na noite anterior. Embora algumas interações sociais sejam importantes para construir relacionamentos entre colegas de trabalho, tome cuidado para que elas não saiam do controle e jogue uma bola curva em seu dia de trabalho bem estruturado.
Reconsiderar multitarefa. Você pode pensar que falar ao telefone, escrever um e-mail e rever uma proposta de marketing faz de você um super funcionário, mas, na verdade, pode estar difundindo sua atenção e, ao contrário, é contraproducente. Se precisar, force-se a concentrar sua atenção em uma tarefa por vez e compare os resultados ao modo multitarefa de organizar sua carga de trabalho.
Avalie sua carga de trabalho atual antes de concordar em assumir novas responsabilidades. Embora muitos funcionários assumam que devem se esforçar e nunca dizer não a tais solicitações, considere cuidadosamente se você tem tempo para concluir as tarefas e se elas podem ser realizadas de acordo com seus próprios padrões elevados.
Consulte o seu supervisor para garantir que você esteja no caminho certo com seu plano de organizar a carga de trabalho do seu escritório. Revise seu “plano de ação” e peça feedback.
