Suas demonstrações financeiras são um instantâneo da sua empresa em um determinado momento. Eles são úteis, mas a realidade é que você geralmente não pode interromper seus negócios enquanto prepara suas declarações. Seu inventário continuará a mudar enquanto você estiver trabalhando nos livros, você ainda estará fazendo vendas e efetuando pedidos e sua equipe ainda precisará ser paga. Os valores que sua equipe ganha após o último ciclo de pagamento acabado do ano são chamados de salários acumulados ou salários, e você precisará adicioná-los e ajustar suas demonstrações financeiras para refleti-los.
O que são salários acumulados?
Suas demonstrações financeiras dividem o dinheiro que entra e sai da sua empresa em duas categorias, ativos e passivos. Se uma conta representa dinheiro que é devido à sua empresa, isso é um ativo. Você pode não tê-lo em sua posse ainda, mas no curso normal das coisas acabará por acabar em sua conta bancária. O dinheiro que sua empresa deve aos outros é uma responsabilidade, mesmo quando está atualmente em suas contas, exatamente pelo mesmo motivo. Isso é o que acontece no final de um período de relatório, quando você deve dinheiro aos seus funcionários pelos turnos em que eles trabalharam, mas que ainda não foram pagos. É uma responsabilidade que você acumulou ou acumulou, assim como os pagamentos de aluguel em seu equipamento ou instalações.
Por que as empresas utilizam salários acumulados
Se você emprestou US $ 20 de um amigo, não há problema em fazer uma anotação no seu talão de cheques algumas semanas depois, quando você faz um cheque para devolvê-lo. As coisas ficariam feias com pressa se você tentasse administrar um negócio desse jeito, no entanto. É por isso que é um princípio de contabilidade que você tem que registrar qualquer despesa - incluindo salários - no período em que ela é acumulada. O salário que você deve aparecer em dois lugares porque a maioria das empresas usa contabilidade de dupla entrada. Você precisará registrá-las no seu balanço como um passivo e na sua declaração de renda como uma despesa. Caso contrário, suas demonstrações financeiras para o final do período de relatório não serão precisas.
Folha de pagamento que é processada, folha de pagamento que não é
No final do período do relatório, seja mensal, trimestral ou no final do ano fiscal, você provavelmente mostrará um valor em dólar de salário pendente em seus livros. Isso porque é raro que uma empresa se estabeleça com os funcionários logo no final de um ciclo de pagamento. Normalmente, haverá uma semana ou mais entre sua data de corte da folha de pagamento e o dia do pagamento. Se o seu final de ano cair durante essa semana, você terá um valor da folha de pagamento que já foi processado e está aguardando a emissão, e é isso que aparece nos seus livros. Suas despesas de salário acumuladas são diferentes. A maioria de sua equipe também terá trabalhado durante os dias entre o fim do ciclo de pagamento e o final do período de relatório, e esses são os valores em dólar necessários para fazer ajustes.
Fazendo as inscrições para salários acumulados
O primeiro lugar que você precisará para fazer uma entrada é no seu balanço, no lado do crédito do livro de registros. Você terá uma conta aqui chamada "Salários a Pagar", ou algo assim. Na maioria das vezes, já haverá um valor em dólar, representando a folha de pagamento que já foi processada no período de pagamento anterior. É aqui que você adicionará os salários acumulados, depois de calcular o total. Na sua demonstração de resultados, no lado do débito do seu razão, você terá uma conta semelhante chamada "Despesas com Salários" ou algo similar. Você adicionará o valor correspondente aqui. Por fim, na maioria dos casos, seus livros também incluirão um diário que registra cada transação. Depois de fazer os ajustes no balanço e na demonstração de resultados, você precisará registrá-los no diário também. Você entrará na Despesa Salarial em seu diário como um débito, e os Salários a Pagar como crédito.
Calculando Montantes para Empregados por Hora
Sua empresa pode ter funcionários por hora, funcionários assalariados ou, mais comumente, ambos. Calcular os valores pendentes que você deve aos seus empregados por hora é relativamente simples. Se você mantiver quadros de horários formais em papel ou em formato eletrônico, poderá fazê-los para descobrir quais funcionários trabalharam em que horas. De lá, calcule o número de horas trabalhadas por cada funcionário e multiplique-o pela taxa horária. Analise a programação dos últimos dias se sua empresa for pequena o suficiente para não precisar usar planilhas de horas formais. Acrescente todas as horas programadas, faça as reduções necessárias para os funcionários que saíram cedo, chegaram atrasados ou ficaram doentes, e depois multiplique as horas reais trabalhadas pela taxa horária do funcionário. Por fim, some os totais para chegar a um valor para o total de salários por hora acumulados.
Calculando Montantes para Funcionários Assalariados
Trabalhar com o valor do salário acumulado para seus funcionários assalariados é um pouco mais complicado, embora ainda não seja especialmente desafiador. Os salários costumam ser expressos como valores anuais ou mensais, então você precisa dividi-los em uma quantia em dólares por dia. Por um salário anual, você pode dividir o número total de dias úteis em um ano e dividir o salário por esse número. O resultado será o valor do salário diário do seu empregado. Se o salário for mensal, você poderá usar o mesmo método e contar os dias úteis reais do mês. No entanto, algumas empresas trabalham em um mês de 30 dias para fins contábeis, portanto, se você se enquadrar nessa categoria, será necessário contar dias até o final do mês contábil em vez do final do mês do calendário. Depois de ter classificado isso e chegado a um valor diário para cada um dos funcionários que trabalharam durante os últimos dias do período do relatório, você pode totalizar isso e ter um número para o total de salário acumulado.
Calculando horas extras, comissões e bônus
Seu trabalho ainda não terminou, uma vez que você calculou os salários e salários por hora. Muitas vezes, seus funcionários ganharão dinheiro extra na forma de horas extras, comissões ou bônus, e esses também precisam ser contabilizados. Para calcular as horas extras para seus funcionários por hora, você precisará consultar a legislação sobre horas extras do seu estado ou, se isso se aplicar a você, qualquer acordo coletivo que estabeleça um prêmio maior para horas extras. Alguns funcionários também podem receber pagamento de plantão, uma diferença salarial por trabalhar em turnos impopulares ou pagar em excesso por tarefas perigosas. Você terá que calcular esses valores individualmente, para cada funcionário afetado. Da mesma forma, você precisará trabalhar com quaisquer comissões ou bônus ganhos pelo seu pessoal de hora em hora e assalariado durante os últimos dias do seu período contábil. Eles serão adicionados ao seu total de salário acumulado.
Dias doentes e férias pagas
Outra complicação que você precisa lidar é dias de doença, dias de folga e pagamento de férias. Isso é especialmente verdadeiro se você usar o ano civil como seu ano fiscal, para que o final do ano fiscal coincida com os feriados. Se você oferecer dias pessoais pagos, eles normalmente são o equivalente ao salário de um dia para funcionários assalariados ou a um turno normal - normalmente oito horas - para um funcionário por hora. Os dias de doença funcionam da mesma maneira, e eles são frequentemente tomados nas férias, ou no lugar de um dia pessoal, ou porque seu funcionário adoeceu legitimamente. A legislação de pagamento de férias varia, dependendo de onde sua empresa está baseada, mas na maioria dos casos, ela se resume a um dia de pagamento para funcionários que não trabalham no feriado e um dia de pagamento em uma taxa mais alta para aqueles que o fazem.
Permitindo Impostos e Benefícios
Depois de calcular todos esses totais, você terá uma estimativa de toda a sua folha de pagamento acumulada. Seu trabalho ainda não será feito, no entanto, porque cada dólar desse valor também representa uma porcentagem menor que você deve na forma de impostos estaduais e federais de folha de pagamento. Se a sua empresa oferece benefícios aos seus empregados ou a algumas classes de empregados, esses benefícios também são considerados rendimentos tributáveis. Você precisará calcular o valor em dólar por dia desses benefícios e aplicá-los a todos os funcionários elegíveis para obter um total final de seus salários acumulados, incluindo esses benefícios. Uma vez que estes estão em vigor, você pode calcular o montante do imposto sobre a folha de pagamento que você deve. Estritamente falando, isso não faz parte do ajuste para salários acumulados, mas você terá que ajustar suas contas de impostos da mesma maneira, já que tudo faz parte da mesma tarefa.
Permitindo despesas de processamento da folha de pagamento
Se você usa uma empresa externa para gerenciar sua folha de pagamento, existe um valor final que precisa ser contabilizado. Essa é a quantia que você paga pelo processamento da folha de pagamento, que varia de acordo com o fornecedor e o plano de serviços que você escolheu. Normalmente, as taxas serão pagas por funcionário por mês, então calcular o valor por dia é o mesmo que calcular o valor por dia de um salário mensal. Multiplique o valor por funcionário pelo número de funcionários, divida esse número pelo número de dias no mês e, em seguida, multiplique esse valor em dólar por dia pelo número de dias restantes no final do mês. Se sua empresa for pequena, você pode incorporar esse valor diretamente no valor total dos salários acumulados. Em empresas maiores, você provavelmente tem uma conta separada para as despesas da folha de pagamento, mas, assim como ocorre com os impostos sobre a folha de pagamento, faz sentido calcular e contabilizar essa quantia enquanto você já está pagando seus salários acumulados.
Como ajustar entradas para salários acumulados
Agora que você trabalhou com todos os valores em dólar envolvidos, você está finalmente pronto para voltar aos livros e fazer os ajustes necessários. Primeiro, volte para a conta "Salários a Pagar" no lado do crédito do seu balanço, ou o que quer que essa conta seja chamada em seus livros. Você já terá uma entrada lá para o período de pagamento anterior, que já foi processado e contabilizado. Agora você colocará uma nova entrada lá, com a descrição "Ajustando entrada", e adicionará os salários que você calculou para os últimos dias do período. Se você mantiver os livros você mesmo, você pode ser mais informativo e rotulá-lo como "Ajustando entrada para salários acumulados", ou algo similar, para ajudá-lo a lembrar mais claramente o que você fez. Agora, vá para sua demonstração de resultados e insira uma entrada de ajuste exatamente da mesma maneira no lado do débito do seu razão. Por fim, registre as duas entradas de ajuste no seu diário. Se você usar um programa de contabilidade computadorizado ou um sistema manual de "uma só gravação", os valores corretos podem se transferir para o periódico sem a necessidade de fazê-lo.
Quedas do esquecimento de ajustar entradas para salários acumulados
Se você guarda seus próprios livros ou usa um contador que não é formalmente treinado, é possível ignorar esses ajustes em meio ao estresse e à agitação de fazer seus relatórios de fim de ano, trimestrais ou mensais. Isso é especialmente verdadeiro se o seu encerramento do ano fiscal coincide com o ano civil, então você está cuidando disso enquanto tenta cumprir suas obrigações pessoais durante as férias. É perfeitamente compreensível que você tenha perdido os ajustes, mas isso não significa que você não seja responsável por manter seus livros corretamente.
Manter livros desleixados ou imprecisos pode ter várias repercussões. Os credores ou potenciais investidores podem ser cautelosos, e com razão, se encontrarem imprecisões em suas finanças. Isso também significa que você não está trabalhando com informações precisas, o que dificulta o planejamento de gerenciamento. Se você está em um mercado onde o recrutamento de funcionários já é um desafio, a reputação de estragar a folha de pagamento não ajuda sua causa. Finalmente, deixar de calcular os impostos da folha de pagamento corretamente pode resultar em multas e atenção indesejada das autoridades fiscais estaduais ou da Receita Federal. Fazer os ajustes requer um pouco de trabalho de sua parte - ou da parte de seu contador - mas vale a pena o esforço para acertar.
