Os funcionários incorrem em despesas com acomodações, refeições, transporte e despesas ocasionais - lavanderia, lavagem a seco, estacionamento e gorjetas - quando seus trabalhos os tiram de casa. Algumas empresas exigem relatórios detalhados de despesas, acompanhados de recibos que documentam o dinheiro gasto para pagar a seus funcionários o que realmente gastaram. Outros optam por nomear um valor fixo que os funcionários podem gastar durante viagens de negócios. Nolo define tal “pagamento de um valor fixo para cada dia de despesas de um empregado ou agente” como “diárias”.
Significado
Como o reembolso de despesas de viagem acarreta implicações fiscais para o funcionário e a organização, o IRS estabeleceu um “procedimento de receita” que define as despesas e relatórios permissíveis de diárias. O IRS permite duas opções diárias: uma taxa diária para hospedagem combinada e custos de refeição ou uma diária para os custos da refeição. No entanto, observa o Consultor Tributário, após o procedimento de receita não ser obrigatório. "Pode usar despesas permitidas reais", desde que mantenha registros com "comprovação adequada".
Taxa de Informação
A Administração de Serviços Gerais, ou GSA, define as taxas diárias a cada ano para os países continentais dos EUA (CONUS). O Departamento de Estado atualiza as diárias diárias em cada mês para locais estrangeiros, enquanto o Comitê de Perdi, Viagem e Transporte do Departamento de Defesa calcula as taxas diárias a cada ano para Alasca, Havaí, Guam e outros locais não-continentais dos EUA. As taxas do CONUS podem ser encontradas na publicação 1542 do IRS.
Tipos
As tabelas de diárias do GSA listam as taxas de hospedagem, refeições e despesas acessórias - M & IE. O IRS define M & IE como “todas as refeições; serviço de quarto; lavanderia, limpeza a seco e prensagem de roupas e dicas. ”Além disso, o GSA apresenta duas opções diárias: uma taxa padrão e o que é conhecido como taxa“ alto-baixo ”. A taxa padrão federal atribui uma quantia em dólar "cidade-por-cidade" para os EUA continentais. A taxa alta-baixa aplica uma taxa a locais de custo mais baixo e uma taxa diferente a locais de custo mais alto. Segundo o Conselho Evangélico para a Contabilidade Financeira, a alta taxa baixa requer menos administração.
Documentação
De acordo com o IRS, os reembolsos de diárias não são tributáveis como salário se o valor pago ao empregado for igual ou menor do que a taxa federal per diem, e o empregado enviar um relatório de despesas dentro de 60 dias. Os relatórios de despesas devem anotar o objetivo, a data e o local da viagem.
Considerações
As regulamentações do IRS limitam as diárias para pessoas que trabalham por conta própria às despesas com refeições. Como outros viajantes a negócios, os trabalhadores autônomos devem documentar o objetivo, o horário e a localização de suas viagens. O procedimento de receita do IRS inclui etapas para o cálculo de despesas dedutíveis relacionadas a viagens de negócios para funcionários que não são reembolsados por refeições de negócios e incidentes, de acordo com o Consultor Tributário.
