O gerenciamento de projetos refere-se amplamente ao processo e às atividades relacionadas ao planejamento, organização e controle de recursos para atingir metas específicas. Os projetos geralmente são limitados por fatores como escopo, orçamento e tempo, exigindo que a função de gerenciamento de projetos otimize a alocação de recursos e integre-os adequadamente para superar essas restrições e atender a objetivos predefinidos. O gerenciamento de atividades do projeto pode ser visto como uma seqüência de etapas a serem concluídas, alinhada com as cinco fases que definem o ciclo de vida do projeto.
Iniciação
O início do projeto inicia o ciclo de vida do projeto e envolve a montagem de uma equipe liderada por um gerente de projeto e o fornecimento de uma visão geral do projeto. A visão geral normalmente inclui a definição do motivo do projeto, das metas de negócios e da estratégia para alcançar os resultados desejados. Além disso, um escopo preliminar, uma proposta de orçamento, marcos e uma data de conclusão são fornecidos. Essa fase geralmente diz respeito aos gerentes seniores que criam um caso de negócios para o projeto com base em um estudo de viabilidade e desenvolvem um termo de abertura do projeto que especifica a visão, o escopo, as expectativas e o plano de implementação do projeto.
Planejamento
O planejamento envolve o mapeamento de todas as tarefas necessárias para a conclusão do projeto e o fornecimento de datas realistas de conclusão de tarefas. A fase de planejamento geralmente envolve a criação de um plano de gerenciamento de projeto para orientar a equipe. O PMP fornece uma análise detalhada das habilidades necessárias, avaliação de risco, recursos não relacionados ao trabalho e marcos para cada tarefa. Ele identifica as partes interessadas e define os critérios necessários para a conclusão bem-sucedida de cada tarefa - como e quando as atividades serão realizadas, os procedimentos a serem seguidos, a frequência dos relatórios e os canais de comunicação.
Execução
Durante a fase de execução, a solução planejada é implementada para atender aos requisitos do projeto. A equipe do projeto e os recursos necessários são reunidos e usados para criar os resultados desejados do projeto. É uma fase iterativa que envolve a solução de problemas, testes e revisões para atender a um conjunto específico de requisitos do produto. O gerente de projeto supervisiona a alocação adequada de recursos para manter o projeto dentro do cronograma. Ele também mantém a comunicação com as partes interessadas internas e externas - os membros da equipe do projeto, a gerência executiva e os fornecedores - para discutir o status do projeto.
Ao controle
A fase de controle envolve testes e monitoramento do projeto para garantir que o trabalho executado esteja em conformidade com o plano e atenda às expectativas das partes interessadas. O objetivo é a aceitação do projeto pelo cliente. Os resultados do projeto são constantemente monitorados e, se ocorrer algum desvio ou o cliente solicitar uma alteração específica, os dados serão realimentados nos processos de execução, para que ações corretivas sejam tomadas. Esta fase é concluída quando as entregas - as saídas finais do projeto - são aprovadas pelo cliente como tendo cumprido os padrões de qualidade prescritos definidos no plano.
Fecho
A fase de fechamento normalmente envolve a documentação do projeto - um processo que começa quando os produtos são liberados pelo contratado e formalmente aceitos pelo cliente. Todos os materiais pertinentes são entregues, incluindo documentação do projeto, manuais e código fonte. Toda a documentação da administração do contrato é concluída, destacada pelos documentos do contrato assinados de aceitação. Um relatório formal de revisão do projeto que identifica e avalia o nível de sucesso do projeto, bem como uma revisão crítica das lições aprendidas, também é dado ao cliente.
