O papel central de um departamento de compras é adquirir suprimentos ou mercadorias usadas na operação de um negócio. Ao desempenhar esta função, seus objetivos incluem a construção e manutenção de relacionamentos com fornecedores, obtendo o melhor valor em mercadorias e coordenando todas as atividades de documentação relevantes com precisão e eficiência.
Construindo e mantendo relacionamentos com fornecedores
Historicamente, a compra concentra-se principalmente na solicitação de lances com o objetivo de obter os menores custos possíveis. No entanto, a organização da University of Utah Health Care observa em suas políticas de aquisição que, no momento da publicação, os processos de licitação competitiva são usados apenas quando necessário. Em vez disso, muitas empresas confiam nos departamentos de compras para identificar possíveis fornecedores, interagir com eles e desenvolver relações de confiança com os melhores provedores. Esta abordagem de relacionamento fortalece os objetivos compartilhados do fornecedor e do comprador e permite maior flexibilidade ou adaptabilidade quando os obstáculos impedem o fluxo natural de logística e distribuição.
Obtendo o melhor valor em mercadorias
Intimamente ligado ao foco na manutenção de relacionamentos com fornecedores é um objetivo de obter o melhor valor em mercadorias. "Melhor valor" envolve um equilíbrio entre obter taxas razoáveis e produtos de qualidade. Um revendedor, por exemplo, precisa de bons preços para obter lucros, mas também precisa de produtos de alta qualidade para atrair compradores. Assim sendo, o departamento de compras precisa comparar os pontos de preço de diferentes fornecedores com a qualidade de suas soluções. A Universidade de Akron aponta em seu manual de aquisições que seu departamento de compras centralizado assume essa responsabilidade no gerenciamento de compras em todos os departamentos organizacionais.
Coordenando Documentação Relevante
Os processos de compra envolvem inerentemente muita documentação e documentação. A organização da University of Utah Health Care observa que uma função do departamento de compras é manter os arquivos do contrato em todas as relações ativas com fornecedores, por exemplo. As atividades de compras também estão conectadas à contabilidade em organizações que usam programas de software de recursos empresariais, que permitem que as atividades contábeis sejam diretamente vinculadas a pedidos de compra existentes e pagamentos de conta. Em alguns casos, o processo é automatizado. Assim sendo, a precisão na entrada do pedido e nos detalhes da transação é tão importante para um departamento de compras como é para o departamento de contabilidade.
