Se você estiver em um comitê e precisar criar um relatório para discutir sua reunião, é importante certificar-se de que você está preparado para a reunião e entender os princípios básicos de como redigir um relatório do comitê. Seguir várias etapas pode levá-lo do início ao fim e você terá um relatório completo pronto para ser entregue ao indivíduo ou grupo que monitora o progresso de seu comitê.
Leve uma caneta e papel ou um laptop com você para a reunião da comissão. Registre a data, a hora, os participantes, incluindo os títulos e a duração da reunião. Anote os tópicos da agenda e o que pode ter sido discutido sem um tempo específico. Observe quem concordou e quem discordou, a razão e outras informações importantes que ocorreram durante a reunião. Se um tópico do comitê não foi acordado e o comitê decidiu organizar a discussão até uma reunião futura, certifique-se de tomar nota disso e quando o comitê se reunirá novamente sobre o assunto.
Desenvolva um relatório de suas anotações que analisa a reunião com mais detalhes, fornecendo todas as informações em um formato organizado. Você pode começar com uma folha de rosto que inclua a data, a hora, a duração da reunião e quem participou.
Continue escrevendo o primeiro tópico da reunião do comitê, bem como informações detalhadas sobre o que foi discutido e o que foi decidido, incluindo as informações sobre os votos do comitê. Percorra cada tópico e faça o mesmo. Dependendo do tipo de comitê e do motivo da reunião, você pode incluir fatores de risco em potencial se uma ação não for seguida ou se uma ação não for determinada. Escreva quando o comitê se reunir novamente. Escreva uma lista daqueles que receberão o relatório na parte inferior da lista.
Leia o relatório para certificar-se de que o documento esteja livre de erros de pontuação e gramaticais. Verifique o relatório do comitê para garantir que o conteúdo seja preciso e verifique suas anotações. Revise o documento conforme necessário antes de terminar um relatório de reunião completo.
Faça cópias e forneça o relatório aos participantes, bem como ao conselho de administração, outros comitês, gerentes ou outros, se pertinente.
Dicas
-
Se preferir gravar a reunião, verifique se você tem permissão de cada membro do comitê antes de gravar a reunião.
Aviso
Evite colocar informações no relatório que saiam do assunto para evitar o preenchimento e siga os fatos. Se alguém no comitê começou a falar sobre seus filhos, por exemplo, não o inclua, a menos que se refira a algum trabalho que o comitê esteja realizando, como um programa de leitura para crianças.
