O gerenciamento de informações é um componente altamente importante dos negócios orientados para o conhecimento no século XXI. O gerenciamento de informações permite que as organizações sejam mais eficientes compartilhando as informações em toda a empresa. Isso leva a organização a agir como uma equipe, na qual cada membro tem acesso à base de conhecimento dos outros. O gerenciamento de informações raramente é, no entanto, livre de problemas. Desafios típicos incluem coleta de informações, disponibilização e garantia de uso.
Coletando informação
Sem coletar informações, é impossível compartilhá-las. As informações podem ser coletadas de várias maneiras. Nos negócios de varejo, os números de vendas de lojas individuais são reportados de volta à sede corporativa, que pode compartilhar essas informações com todas as filiais. Isso pode ajudar os pontos de venda individuais a entender as tendências da demanda do consumidor. No setor de serviços profissionais, é comum que os funcionários preencham questionários sobre o trabalho que realizam e as necessidades de seus clientes. O importante é garantir que os dados coletados sejam relevantes e precisos.
Disponibilizando Informações
Disponibilizar informações é um desafio que muitas vezes causa dificuldades para as organizações. Uma coisa é coletar informações, mas outra é disponibilizá-las amplamente. Uma técnica é aumentar a comunicação pessoal através do uso de equipes interdepartamentais. Isso incentiva as pessoas a compartilhar seus conhecimentos pessoais com os outros. Outro método para compartilhar informações é através da tecnologia. Bancos de dados podem fornecer informações para pessoas de toda a organização. Isso possibilita que uma empresa internacional acesse detalhes sobre mercados em todo o mundo. Bases de dados, no entanto, envolvem investimentos financeiros significativos para serem bem sucedidos.
Garantindo que a informação seja usada
Se as informações forem coletadas e disponibilizadas com sucesso, o único desafio restante é garantir que elas sejam acessadas e colocadas em uso. Para garantir que as informações sejam acessadas, é melhor desenvolver técnicas de compartilhamento de informações que sejam simples e fáceis de usar. Um banco de dados, por exemplo, deve ser amigável ao usuário. Para garantir que as informações sejam realmente usadas, é importante mostrar aos funcionários que há benefícios tangíveis no uso das informações disponíveis.
