Mesmo em um escritório de uma pessoa, a organização dos procedimentos do escritório é essencial para a operação eficiente de um negócio. Criar um conjunto de procedimentos organizados facilita o funcionamento de uma empresa e reduz o tempo necessário para tarefas de sobrecarga, como arquivar, comprar e executar a documentação básica.
Itens que você precisará
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Software de processamento de texto
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Impressora
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Fichário de três anéis
Crie uma lista de procedimentos que precisam ser organizados. Certifique-se de listar todos os procedimentos de escritório que você prevê fazer no futuro, mesmo que eles sejam feitos com pouca frequência.
Determine a pessoa que é atualmente responsável por cada procedimento de escritório. Se mais de uma pessoa é responsável, identifique a pessoa que realiza o procedimento da maneira mais eficaz, ou quem é o mais articulado sobre a descrição do procedimento.
Solicite que cada pessoa anote uma descrição detalhada de como executam cada procedimento de escritório. Certifique-se de que cada pessoa segue um formato claro, passo a passo, fornecendo um modelo ou uma amostra de como cada descrição de procedimento de escritório deve ser escrita. Solicitar que cada pessoa forneça uma cópia de sua descrição em um formato de documento de processamento de texto comum.
Combine todas as descrições de procedimentos de escritório em um único documento mestre, organizado em capítulos por função. Por exemplo, agrupe todos os procedimentos contábeis em um único capítulo, todos os procedimentos de remessa em outro capítulo.
Imprima o documento completo e forneça pelo menos um fichário com todos os procedimentos do escritório para sua equipe. Forneça a cada funcionário um documento separado, cobrindo todos os procedimentos do escritório pelos quais ele é responsável, e assegure-se de que toda a equipe leia os documentos relativos aos procedimentos do escritório que eles executam regularmente.
