Orçamento em uma organização, também conhecido como o processo de planejamento anual, é projetado para fornecer aos gerentes um plano para operar a empresa. O orçamento mostra o que a empresa pretende gastar para gerar receitas, quais são as receitas projetadas e o lucro que a empresa obterá se atingir suas metas de receita. Mesmo nas empresas em que o sistema orçamentário está em vigor há vários anos, o processo não é completamente eficiente.
Abordagem Tradicional Resumida
A abordagem tradicional de orçamento é uma mistura de métodos de orçamento de cima para baixo e de baixo para cima. De cima para baixo, a alta administração estabelece metas para o ano e as comunica na cadeia de comando. No orçamento de baixo para cima, os gerentes de departamento preparam orçamentos para o segmento de negócios pelos quais são responsáveis e enviam o orçamento à alta administração para consolidação em um orçamento ou plano geral da empresa.
Objetivos não realistas
As metas definidas pelos executivos seniores incluem metas específicas de crescimento de receita, bem como diretrizes sobre despesas. Uma empresa pode estabelecer uma meta de aumentar as receitas em 10% ou cortar os custos em 5%. A menos que as pessoas no topo solicitem contribuições dos gerentes de departamento que têm a responsabilidade de alcançar os resultados, os objetivos provavelmente serão vistos pelos gerentes de nível inferior como arbitrários, injustos e não alcançáveis.
Não Inclusivo
A abordagem bottom-up pode significar que apenas o pessoal da administração contribui para produzir os orçamentos departamentais - os funcionários abaixo do nível gerencial não são incluídos no processo. Esses funcionários geralmente têm informações importantes que podem resultar em um plano mais realista e viável. O pessoal de vendas, por exemplo, pode saber que certos produtos estão começando a declinar em popularidade com os clientes, portanto, os recursos de marketing devem ser implantados nos produtos com maior potencial de crescimento.
O orçamento sempre sobe
Para preparar seus orçamentos, os gerentes de departamento costumam usar o orçamento do ano passado e adicionar um valor incremental, como 8%, para cobrir os aumentos de custos presumidos. Eles não dedicam tempo para analisar todos os gastos com itens de linha para ver se havia alguma área em que os fundos foram desperdiçados. O que eles devem fazer é procurar os gastos que não contribuem para melhorar a eficiência ou o crescimento da receita e cortar esses gastos do orçamento do próximo ano, não adicionar 8% a eles.
Estofamento, em seguida, corte
Os gerentes de departamento experientes são hábeis em jogar o “jogo do orçamento”. Eles sabem que a alta gerência aceita o orçamento que submete e corta uma certa quantia dele, então eles pedem mais dinheiro do que realmente precisam. Quando o orçamento revisado é aprovado, verifica-se que eles conseguiram tudo o que queriam em primeiro lugar. Isso penaliza outros gerentes que foram sinceros em seus esforços para apresentar uma previsão de despesas realista e, em seguida, tiveram que lidar com o orçamento reduzido.
Rigidez
As empresas podem usar o orçamento como um dispositivo punitivo em vez de uma diretriz. Os gerentes que não atingem precisamente os resultados previstos estão sujeitos a críticas severas da alta administração e podem até mesmo receber avaliações de desempenho insatisfatórias. A verdade é que um negócio raramente alcança seus números de previsão. Muitas variáveis afetam o desempenho da empresa, incluindo os concorrentes se tornando mais fortes ou a economia se tornando mais fraca. A alta gerência deve levar esses fatores em consideração ao avaliar o desempenho de um gerente de departamento e não analisar apenas os desvios do orçamento.
