Nenhuma lei federal exige que os empregadores do setor privado permitam que funcionários atuais ou antigos acessem seus arquivos de pessoal. Normalmente, arquivos pessoais de funcionários do setor privado são considerados propriedade do empregador e algumas empresas usam esse raciocínio para limitar o acesso a arquivos de funcionários. Funcionários federais e estaduais - trabalhadores do setor público - podem obter acesso a seus registros oficiais de pessoal.
Arquivos Pessoais
Os arquivos de emprego - às vezes chamados de arquivo pessoal de funcionários - contêm documentos como a inscrição inicial do empregado, informações de contato de emergência, formulários de qualificação de emprego, avaliações de desempenho, registros disciplinares e de atendimento e notas de supervisor e gerente sobre desempenho, treinamento e emprego. Exemplos de ações de emprego são promoções e rescisões. Em alguns casos, o departamento de recursos humanos mantém um arquivo de emprego oficial e o supervisor ou gerente do funcionário mantém um arquivo departamental. Embora ambos os arquivos devam conter informações pertinentes, o conteúdo pode diferir ligeiramente. Por exemplo, um arquivo departamental não pode conter cópias de toda a documentação e documentação que um funcionário conclui em seu primeiro dia de trabalho, como confirmações de políticas e formulários W-2.
Razão para o acesso
Os funcionários atuais pedem para revisar seus arquivos para garantir que o departamento de recursos humanos esteja mantendo registros precisos sobre seu emprego. Se a empresa realizar avaliações anuais de desempenho, cópias dos formulários de avaliação para cada ano em que o empregado foi empregado devem constar do arquivo de pessoal. Da mesma forma, os registros de frequência devem refletir com precisão as ausências do funcionário, seja devido a doença, férias ou licenças. Ex-funcionários costumam solicitar arquivos para obter cópias de documentos que podem usar em sua busca por um futuro emprego. Por exemplo, se o arquivo de um ex-funcionário contiver registros referentes a desempenho e realizações, essa informação poderá ser útil para reconstruir um currículo ou preparar uma lista de tarefas a serem compartilhadas durante entrevistas com possíveis empregadores. Ex-funcionários também podem solicitar cópias de seu arquivo de emprego para usar na apresentação de uma queixa contra um empregador.
Política do Empregador
Muitos empregadores têm políticas no local de trabalho relativas à liberação de registros de funcionários. As políticas de local de trabalho variam de acordo com os tipos de registros disponíveis para inspeção e cópia de funcionários, e algumas empresas designam horas de folga como o único momento durante o qual os funcionários podem revisar os registros de pessoal. Os empregadores que possuem políticas sobre esse assunto geralmente dedicam uma seção ao manual do funcionário sobre como acessar registros. Uma política bem escrita descreve as etapas necessárias para revisar os registros, para quais tipos de registros os funcionários têm acesso, quando os funcionários podem visualizar seus registros e quaisquer cobranças por documentos de fotocópia contidos no arquivo pessoal de um funcionário.
Obrigação do Empregador
De acordo com a lei federal, os empregadores do setor privado não precisam fornecer cópias dos arquivos de empregos para funcionários atuais ou antigos. A decisão de liberar arquivos é baseada na política da empresa e, em alguns casos, na lei estadual que rege o acesso a arquivos pessoais. Muitos empregadores vêem o benefício de cumprir as solicitações dos funcionários, no entanto. Negar o acesso a arquivos de emprego só pode levantar questões que o empregador pode não querer responder. Se os empregadores mantiverem arquivos pessoais que contenham informações precisas que tenham sido liberadas anteriormente para os funcionários, não deverá haver dúvida se as informações podem ser liberadas depois que o funcionário deixar a empresa. De boa fé, muitos empregadores fornecem aos funcionários acesso aos arquivos de pessoal. Essa prática demonstra transparência sobre políticas e registros de emprego.
As leis de acesso ao acesso dos funcionários federais a registros de emprego fazem parte do Federal Privacy Act de 1974; o Departamento de Administração de Pessoal dos EUA é o órgão geralmente responsável pelos registros do pessoal federal dos funcionários. Estados individuais lidam com solicitações de funcionários para acesso a registros de pessoal.
Leis Estaduais
Alguns estados têm leis que permitem o acesso de funcionários a arquivos pessoais. Outros estados estão em silêncio sobre se funcionários atuais e antigos podem revisar ou fotocopiar materiais de pessoal. Na maioria dos casos, os funcionários - atuais ou antigos - que estiveram envolvidos em investigações no local de trabalho não podem ver registros referentes a investigações. Esses registros não devem ser mantidos no arquivo de emprego de qualquer maneira. Eles devem permanecer sob a custódia do departamento de recursos humanos e somente o pessoal de recursos humanos responsável pela investigação deve ter acesso a materiais de investigação.
Acesso limitado
Os estados que têm leis sobre acesso de funcionários a arquivos pessoais podem exigir que os funcionários enviem uma solicitação por escrito e algumas leis permitem que os empregadores limitem o acesso a determinados materiais. A lei da Califórnia, por exemplo, exige que os empregadores permitam o acesso de funcionários atuais e antigos a seus arquivos dentro de 21 dias após o recebimento de uma solicitação de funcionário. Os empregadores que não cumprirem as leis estaduais da Califórnia sobre este assunto estão sujeitos a penalidades, multas e julgamentos por se recusarem a acessar os arquivos dos funcionários. O Missouri, por outro lado, não possui uma lei estadual que obriga o acesso ao arquivo pessoal de um funcionário.
