Toda empresa deve ter um orçamento bem pensado que considere os objetivos da empresa, a motivação dos funcionários e as limitações financeiras da empresa. Além disso, a empresa deve considerar as atividades financeiras e de negócios anteriores da empresa, bem como as metas que a empresa possui para o futuro.
Ajustando objetivos
Antes de descobrir o orçamento da empresa, o comitê orçamentário ou outros tomadores de decisão devem definir objetivos para o futuro da empresa. Os objetivos poderiam incluir a redução de custos, por exemplo, que exigiria uma forma muito diferente de orçamento do que os objetivos de expandir uma empresa para um segundo local.
Determinando recursos disponíveis
Os objetivos de uma empresa devem influenciar o processo orçamentário, mas certamente não devem ditá-lo inteiramente. Uma empresa também deve analisar os recursos disponíveis e determinar o que tem disponível para atingir seus objetivos. De fato, os recursos disponíveis podem ditar, em grande medida, os objetivos da empresa. Os recursos disponíveis não estão limitados ao dinheiro que a empresa tem disponível, mas também podem incluir empréstimos potenciais ou investimento externo adicional. Além disso, uma empresa deve considerar suas projeções de vendas para o próximo ano.
Projetando as Necessidades Futuras
Um orçamento é prospectivo e requer alguma quantidade de estimativa. Obviamente, é impossível prever com precisão quais serão as necessidades orçamentárias futuras da sua organização. Existem, no entanto, algumas fontes importantes de dados que você pode analisar para chegar a uma estimativa. Essas fontes incluem dados passados da empresa, quaisquer dados disponíveis sobre concorrentes e uma análise das tendências econômicas e regulatórias atuais e em desenvolvimento que podem tornar o próximo ano diferente de qualquer maneira em relação aos anos anteriores.
Corresponder necessidades futuras aos recursos disponíveis
Mais frequentemente, os recursos disponíveis não se encaixam perfeitamente nas necessidades futuras projetadas. É nesta fase do ciclo orçamentário que você pode precisar fazer algum comprometimento e negociação entre seus departamentos para determinar a melhor maneira de alocar os escassos recursos da sua empresa. Você deve manter as prioridades e as necessidades estratégicas da empresa em mente ao passar por esse processo.
Obtendo a aprovação final
Uma vez que você tenha um orçamento completo elaborado, o próximo passo é obter a aprovação do comitê orçamentário ou de qualquer entidade com poderes para tomar a decisão final, sim ou não, sobre seu orçamento. Quanto mais rigorosamente você trabalhou para atender às necessidades de todos os principais interessados durante as etapas anteriores, mais suave deve ser esse processo.
Distribuindo os fundos aprovados
Uma vez finalizado e aprovado o orçamento, a etapa final do processo orçamentário é distribuir os recursos alocados aos vários departamentos e segmentos de negócios. Normalmente, este é o dever de um diretor financeiro ou controlador da empresa.
Monitorando e Avaliando
Uma vez finalizado o orçamento e distribuídos os recursos, o processo orçamentário não acaba. Você ainda deve acompanhar ativamente o sucesso do orçamento que você criou e implementou. Procure áreas onde faltam recursos ou onde o desperdício parece existir e mantenha essas áreas em mente para ciclos orçamentários futuros.
