Durante a maioria das transações comerciais, os clientes devem pagar quando as mercadorias são compradas ou os serviços prestados. Algumas empresas permitem que os clientes enviem pagamentos após o fato, e outras permitem que os clientes façam pagamentos parcelados ao longo do tempo. Isso funciona bem na maioria das vezes, e poucas empresas têm problemas com um grande número de clientes que não pagam. No entanto, quando surgem problemas de pagamento do cliente, as empresas devem tomar as medidas adequadas para receber o pagamento. Um dos primeiros passos é muitas vezes uma carta para exigir pagamento.
Coloque seu nome ou o nome da empresa, endereço, informações de contato, como número de telefone e endereço de e-mail, e a data no canto superior direito da página. Você pode usar o papel timbrado da empresa centralizado na parte superior da página, em vez de digitar suas informações, mas ainda deve incluir a data no lado direito.
Coloque o nome do cliente, endereço e número da conta, se aplicável, seis linhas da parte superior da página, no lado esquerdo.
Dê o valor que o cliente deve no primeiro parágrafo. Comece a carta com uma declaração como: "Esta carta é para solicitar o pagamento no valor de (em branco)." Diga ao cliente a data em que ele deveria ter enviado o pagamento.
Diga ao cliente a data em que ela deve enviar o pagamento. Declare se você está disposto a aceitar um pagamento menor ou elaborar um plano de pagamento.
Diga ao cliente as consequências do não pagamento contínuo no segundo parágrafo. Isso inclui taxas, aumentos de taxas de juros, ações judiciais ou o envio de contas para agências de cobrança.
Agradeça ao cliente pelo seu negócio e pela sua atenção oportuna ao assunto no último parágrafo. Convide-o a contatá-lo com perguntas. Digite seu nome completo e seu cargo na parte inferior da página. Coloque sua assinatura acima do seu nome digitado.
