As empresas com funcionários são obrigadas pelo governo federal a reter a receita federal, os impostos da Previdência Social e do Medicare do contracheque de cada empregado. As empresas também devem contribuir ou “combinar” os valores de imposto do Medicare e do Seguro Social com base nos salários de cada funcionário. Depois de separar o imposto sobre a folha de pagamento dos salários reais de um empregado, um cheque é emitido para o empregado pelo valor do salário líquido e a retenção de impostos sobre a folha de pagamento é depositada em um depositário de impostos federais. Além de depositar o imposto sobre a folha de pagamento, a maioria das empresas também deve apresentar declarações trimestrais de imposto sobre a folha de pagamento com o Internal Revenue Service.
Determine os valores do imposto sobre a folha de pagamento que devem ser retidos de cada um dos salários de seus funcionários. Dependendo da quantidade de salários ou salário, cada funcionário será responsável pelo pagamento de uma renda específica, Medicare e imposto de seguridade social, que é determinado pela multiplicação do salário do empregado pela taxa de imposto que corresponde ao seu nível de renda. Informações adicionais sobre chaves de impostos, taxas e retenções estão disponíveis em "Publicação 15 do IRS, Guia de impostos do empregador", que pode ser encontrado no site do Internal Revenue Service.
Depositar retenções na folha de pagamento com um depositário de imposto federal qualificado. Os depósitos da folha de pagamento podem ser feitos eletronicamente através do “Sistema Eletrônico de Pagamento de Impostos Federais (EFTPS)” ou pelo envio ou entrega de seu pagamento a um banco autorizado usando o Formulário IRS 8109-B. Informações sobre os sistemas EFTPS e formulários de depósito do IRS estão localizadas no site do IRS.
Preencha e envie o formulário IRS 941, Declaração de imposto federal trimestral do empregador. Esse formulário é para empresas que devem pagar US $ 1.000,00 ou mais em imposto sobre emprego todos os anos. A maioria das empresas se enquadra nessa categoria. Negócios com menos de US $ 1.000 em obrigações fiscais podem usar o “Formulário IRS 944, Declaração Anual de Contribuições Federal”. Ambos os formulários exigirão informações sobre o número de funcionários que sua empresa mantém e o montante de depósitos retidos que a empresa fez o curso do ano ou trimestre.
Prepare e registre as declarações W-2 em nome de cada funcionário no final de cada ano fiscal ou antes de 31 de janeiro. Os empregadores devem usar o “Formulário W-2 IRS, Declaração Salarial e Fiscal” para registrar o total de salários pagos ao funcionário e retenções totais ao longo do ano. Uma cópia deste formulário deve ser fornecida ao funcionário e à Administração do Seguro Social antes do prazo final de 31 de janeiro.
