Escrever cartas de cobrança para clientes que não pagam é uma tarefa inevitável de todo dono de negócio. Para aumentar suas chances de receber o que lhe é devido, crie uma política de pagamento detalhada antes de emitir crédito e use tato e profissionalismo ao tentar cobrar em contas vencidas.
Crie uma política de pagamento
Antes de permitir que um cliente ou cliente adie o pagamento, pague a crédito ou pague após a entrega de produtos ou serviços, desenvolva uma política de pagamento que descreva seus termos. Isso deve incluir detalhes sobre quando você considera um pagamento vencido, como 10 dias ou 30 dias após a emissão de uma fatura. Também deve incluir detalhes sobre o que acontecerá se o não pagamento continuar, como a emissão de penalidades e multas por atraso, interrupção de serviços ou ação legal.
Abordar as especificidades
Consulte seu contrato com o cliente para redigir sua carta de cobrança. Consulte o pedido, o número da fatura, a data do serviço ou da compra e a data em que o pagamento original foi devido. Se houver tentativas anteriores de coletar, mencione essas também e dê ao cliente um total que inclua penalidades. Por exemplo, "Seu pedido de 1.000 garrafas de água foi entregue em 1º de outubro e uma fatura de US $ 250 foi emitida por e-mail em 3 de outubro com uma data de pagamento de 3 de novembro. Sua conta está com 30 dias de atraso e sua conta foi avaliada como Taxa de US $ 25, fazendo com que seu saldo devedor seja de US $ 275, pagável imediatamente ”.
Seja simpático, mas firme
Enquanto alguns clientes não pagantes podem estar evitando suas contas, outros podem ter esquecido sua data de pagamento ou ter sérios problemas de fluxo de caixa. Dê aos clientes o benefício da dúvida ao escrever cartas de cobrança para evitar colocá-los na defensiva. Por exemplo, "Entendemos que circunstâncias imprevistas podem surgir e estamos comprometidos em trabalhar com você para resolver esse problema". Essa abordagem não insulta o cliente, mas deixa claro que o pagamento deve ser feito independentemente das circunstâncias.
Anexar documentos de verificação
Anexar à sua carta de cobrança cópias de faturas emitidas anteriormente, correspondência passada sobre o assunto, uma cópia de qualquer contrato assinado ou acordo por escrito e trechos de sua política de pagamento. Se você estiver disposto a negociar o saldo ou receber pagamentos parciais, descreva os termos específicos de sua oferta. Forneça um número para ligar se o cliente tiver dúvidas e incluir um envelope pré-pago e auto-endereçado para facilitar o pagamento.
Use um advogado
Se tentativas repetidas de cobrança em contas vencidas não forem proveitosas, você pode optar por um advogado enviar a carta de cobrança em seu nome. O seu advogado pode recomendar ameaças de um tribunal de pequenas causas, um encaminhamento para uma agência de cobrança, relatórios de crédito ou outras ações legais. Pesar o custo-benefício do que seria necessário para distribuir seus esforços de coleta para um profissional legal versus o valor que você pode coletar do seu cliente. Por exemplo, usar um advogado para escrever uma carta de cobrança de uma nota de 50 dólares pode não ser eficaz em termos de custos, mas empregar ajuda profissional para a coleta em uma conta de $ 10.000 certamente valerá a despesa.
