A função de controle de documentos tem a responsabilidade de gerenciar o fluxo e o armazenamento de documentos em uma organização por meio de várias funções e processos. Isso inclui a manutenção de arquivos e o uso de procedimentos adequados de distribuição e revisão, conforme descrito no Siliconfareast.com.
Sistema de biblioteca
A função de controle de documentos tem o papel de manter adequadamente os procedimentos internos da biblioteca para que ocorra o acesso adequado de pessoal, mas o paradeiro da documentação oficial permanece conhecido em todos os momentos.
Armazenamento / Arquivamento
Outra atividade importante da função de controle de documentos é o armazenamento e arquivamento de documentos para garantir a acessibilidade adequada de todos os arquivos necessários.
Revisões
A função de controle de documentos também tem a responsabilidade de garantir que a documentação oficialmente aprovada seja revisada apenas no contexto de processos e aprovações apropriados. Isso pode envolver um sistema de solicitações de alteração de documento (ou projeto) (DCR) que exige assinaturas designadas para que um documento previamente aprovado possa ter alterações adicionais feitas.
Fluxo de trabalho
O pessoal de controle de documentos também realiza atividades com o objetivo de garantir um fluxo de trabalho eficiente, como a atribuição de documentos a funcionários administrativos ou secretários para atividades como processamento de texto ou digitalização.
Rastreamento
A função de controle de documentos também rastreia a produção oportuna de documentos por meio do processo global de fluxo de trabalho, como por meio do uso de listas de idade que indicam que os documentos passaram muito tempo passando pelo processo de fluxo de trabalho.
