Em transações comerciais, pode haver momentos em que surge um problema que não pode ser resolvido facilmente por chamadas telefônicas. Podem surgir problemas com a qualidade das mercadorias recebidas, entregas atrasadas, serviço deficiente, multas por atraso de pagamento ou não conclusão de uma tarefa no período de tempo requerido. Você precisa colocar suas preocupações por escrito.
Revise o pedido de compra e o contrato para os termos que estão em questão sobre bens ou serviços com os quais você está insatisfeito. Se você já fez ligações telefônicas, envie uma carta descrevendo seus problemas e o que o vendedor disse em resposta.
Escreva uma carta ao vendedor descrevendo suas preocupações. Mantenha cópias de todas as cartas enviadas para o fornecedor. Após cada contato, envie ao fornecedor um e-mail de confirmação descrevendo os problemas abordados satisfatoriamente e quaisquer problemas pendentes. Esta pode ser uma nota curta, mas mantenha-a respeitosa e profissional.
Se você não recebeu satisfação completa, é necessário codificar suas reclamações em uma carta de insatisfação mais formal a um fornecedor. Os itens importantes a serem incluídos na carta são: termos do contrato, datas de entrega ou de desempenho, problemas encontrados e cópias dos e-mails que você enviou referentes aos problemas.
Enquanto um processo é sempre possível para resolver um problema com um fornecedor, este deve ser o último recurso. Ações judiciais são caras e demoradas. Se um processo for absolutamente necessário, as cartas de reclamação do fornecedor serão um grande trunfo para o seu caso.
Dicas
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Mantenha o tom profissional e não use sarcasmo ou ameaças. O objetivo é resolver problemas que não os exacerbam.
