Estabelecer um orçamento ajuda a organização a alocar seus recursos para o próximo exercício fiscal. À medida que a organização desembolsa fundos, ela rastreia seus desembolsos até os valores orçados e ajusta o orçamento para cobrir despesas inesperadas. Envolver os gerentes no processo orçamentário ajuda os gerentes a entender as operações financeiras do negócio e os torna responsáveis pelos gastos do departamento. Um orçamento de item de linha é apenas uma das abordagens para se fazer um orçamento, e há vários pontos fortes e fracos do orçamento dessa maneira.
Objetivo do Sistema de Orçamento de Linha
O sistema de orçamento do item de linha atende a vários propósitos. Primeiro, ajuda uma empresa a entender se sua receita é suficiente para cobrir suas despesas. Em segundo lugar, um orçamento de item de linha facilita a verificação quando um único item excede o orçamento ou fica abaixo do orçamento. Por exemplo, se uma empresa suspeitar que os custos de materiais estão ficando fora de controle, ela pode prestar atenção especificamente a esse item e comparar a variação ao longo do tempo. Por fim, um orçamento de item de linha ajuda os gerentes financeiros a obter informações sobre quais despesas detalhadas são acumuladas em cada uma das principais funções de uma empresa; isso é importante para determinar se um departamento está com desempenho financeiro pior do que outros.
Vantagens dos orçamentos de item de linha
Um orçamento de item de linha é fácil de preparar e monitorar. Cada unidade organizacional especifica suas despesas e aloca uma quantia precisa para cada despesa. Os gerentes usam o orçamento do último período fiscal para criar o orçamento para o próximo exercício fiscal e ajustam as despesas para considerar as diferenças cíclicas, as diferenças sazonais e a inflação.
Com o tempo, o uso de orçamentos de itens de linha cria informações estatísticas valiosas que demonstra tendências e oportunidades para economizar dinheiro. Por exemplo, os varejistas que têm maiores despesas com mão de obra durante os meses de férias de inverno podem usar os dados dos orçamentos de itens de linha para encontrar maneiras de reduzir os custos de mão de obra em períodos menos ocupados do ano.
Desvantagens dos orçamentos de item de linha
As desvantagens do orçamento de item demonstram que ele não é necessariamente o melhor modelo orçamentário. Por exemplo, esse tipo de orçamento não demonstra o retorno sobre o investimento. Uma despesa de item de linha que cresce com o tempo pode parecer excessiva e exigir análise quando, na verdade, um gerente pode justificar o aumento do item apontando para aumento de receita ou aumento de desempenho. Por outro lado, se uma empresa perceber que suas despesas estão aumentando enquanto a receita não aumenta, isso pode indicar uma área de problema real.
Além disso, o ajuste de itens individuais no orçamento também pode encorajar a microgestão ineficiente. Vincular o orçamento a informações de desempenho e receita pode atenuar essas deficiências.
Sistemas Alternativos de Orçamento
Uma organização pode decidir considerar alternativas ao orçamento de itens de linha. O orçamento por desempenho, por exemplo, é um modelo útil para processos de rotina fáceis de medir, como o pagamento de faturas. O orçamento baseado em zero é outra alternativa. Essa abordagem começa do zero em cada período fiscal. Em vez de carregar automaticamente um item de orçamento, a administração deve fornecer justificativa para cada item antes de adicioná-lo ao orçamento, mesmo se o orçamento anterior incluísse o item. O orçamento baseado em zero é útil para identificar e eliminar despesas obsoletas.
