Para pagar seus empregados pelos serviços prestados, os empregadores devem elaborar um sistema de folha de pagamento. Por meio desse sistema, o empregador realiza o processamento da folha de pagamento, que deve ser feito de maneira oportuna e precisa para garantir que os funcionários recebam seus pagamentos em conformidade. O tipo de sistema de folha de pagamento usado é inteiramente do empregador.
Folha de pagamento manual
Um sistema de folha de pagamento manual é feito à mão. Isso significa que todos os cálculos salariais são realizados em papel; isso inclui o cálculo de horas, deduções legais (impostos) e deduções involuntárias (benefícios de saúde e pensão). Uma vantagem de usar um sistema de folha de pagamento manual é que custa muito pouco para usar. No entanto, é preciso muito tempo e energia para o processamento manual da folha de pagamento. Além disso, há mais espaço para erro com esse método. Os contracheques e declarações de impostos dos funcionários são suscetíveis a imprecisões como resultado. Em particular, os erros de declaração de impostos podem ser onerosos devido às penalidades do governo.
Folha de pagamento informatizada
Um sistema informatizado de folha de pagamento é quando o empregador adquire o software de folha de pagamento e o utiliza como meio de processar a folha de pagamento. Este método é muito mais rápido que um sistema de folha de pagamento manual. Algumas empresas contratam uma equipe interna de folha de pagamento para processar sua folha de pagamento através do sistema informatizado de folha de pagamento. O pessoal da folha de pagamento é responsável por inserir todos os salários a serem pagos no sistema. O sistema calcula os salários, armazena informações de folha de pagamento e verifica as impressões. O profissional da folha de pagamento também pode acessar os relatórios da folha de pagamento, o que lhe permite verificar erros e corrigi-los antes que o empregado receba seu contracheque. Folha de pagamento informatizada também reduz a quantidade de papelada a ser arquivada, como a maioria das informações da folha de pagamento pode ser armazenada no sistema.
Folha de Pagamento Externa
Vários empregadores preferem terceirizar sua folha de pagamento para empresas como Paychex e ADP. Este serviço externo permite que o empregador tenha mais tempo para se concentrar em questões de folha de pagamento não relacionadas. Um serviço de folha de pagamento externo é geralmente responsável por todo o processamento da folha de pagamento de seus clientes, incluindo ajustes na folha de pagamento, arquivamento de impostos e emissão de W2. Tudo o que o empregador tem a fazer é transmitir os dados a serem pagos em cada data de pagamento à empresa de folha de pagamento; por uma taxa, a empresa de folha de pagamento assume as responsabilidades da folha de pagamento.
Escolhendo um sistema
Empresas muito pequenas (menos de 10 funcionários) podem usar um sistema de folha de pagamento manual se as horas tenderem a permanecer as mesmas por período de pagamento. No entanto, este sistema está se tornando tão desatualizado, muitas empresas deste tamanho estão optando por um sistema informatizado ou um serviço de folha de pagamento externo. Empresas maiores geralmente empregam uma equipe de folha de pagamento e usam um sistema informatizado de folha de pagamento interno ou usam um serviço de folha de pagamento externo.
Complexidade da folha de pagamento
A complexidade da folha de pagamento geralmente determina o tipo de sistema de folha de pagamento de que o empregador precisa. Por exemplo, se houver processamento de vários estados, vários garnishments e childs suportam pedidos, e diferentes taxas de remuneração e ciclos de pagamento envolvidos, é melhor para o empregador usar um sistema informatizado de folha de pagamento com uma equipe interna de folha de pagamento ou confiar sua folha de pagamento a um serviço de folha de pagamento externo.
