Um orçamento operacional serve como um roteiro para as empresas apresentarem seus planos financeiros para o próximo ano. Ele inclui receitas e despesas, é normalmente apresentado em um formato de declaração de renda e fornece uma maneira valiosa para a empresa documentar metas e metas financeiras para as atividades que deseja alcançar no futuro.
Como proprietário de uma empresa, você pode precisar de um orçamento para orientar e apoiar as decisões financeiras de sua empresa. Diferentes tipos de orçamento existem, dependendo do tipo de gasto que você está planejando, e muitas empresas usam versões como orçamento divisional, orçamento por centro de custo, top-down ou bottom-up a cada ano para documentar suas metas para os próximos 12 anos. meses.
O que é um orçamento operacional?
Um orçamento operacional é uma demonstração projetada das próximas receitas e despesas operacionais de uma empresa. Não inclui custos para compras de capital ou investimentos, como o custo para construir um depósito. Os orçamentos operacionais geralmente são montados mensal ou trimestralmente e cobrem um período de um ano.
As despesas incluem o custo das vendas (os custos diretos para produzir um produto) e as despesas operacionais relacionadas às atividades de vendas e atividades gerais e administrativas da empresa. Dependendo do nível de detalhe, um orçamento operacional também pode incluir a depreciação, amortização, despesas com juros e despesas com impostos esperadas para o ano seguinte.
Um orçamento operacional geralmente é montado com despesas linha a linha, de modo que, ao planejar o orçamento, ele pode ser refinado por item. Por exemplo, se uma empresa souber que pagará um consultor nos primeiros três meses do ano, será útil ter esse detalhe de item de linha no orçamento para que os custos possam ser removidos do orçamento para o restante do orçamento. ano. Ou, se a empresa souber que seu aluguel aumentará em junho, também poderá incluir isso em seu orçamento de detalhes de item de linha.
As empresas maiores que possuem muitas divisões ou outras entidades geralmente montam orçamentos operacionais separados para cada unidade de negócios e as consolidam em um orçamento mestre de nível resumido para a empresa como um todo.
Quais são os diferentes tipos de orçamentos?
As empresas usam tipos diferentes de orçamentos por diversos motivos, e cada um dos quatro principais tipos ou métodos funciona para várias situações.
- Orçamento incremental: Possivelmente, o método de orçamentação direta mais comumente usado. Um simplesmente pega os números reais da empresa do ano passado e os aumenta ou diminui em uma porcentagem específica. Por exemplo, uma empresa pode orçar um aumento de 10% na receita de vendas de seu produto mais vendido e uma redução de 5% nos gastos com espaço de escritório não utilizado. Este é um método comum devido à sua facilidade, mas tende a ignorar influências externas, como a inflação. Além disso, os gerentes podem estimar o crescimento de despesas em um percentual maior para dar a aparência de que eles sempre entram abaixo do orçamento. Esse método de orçamento pode desincentivar os gerentes a se esforçarem para reduzir custos ou aumentar a eficiência.
- Orçamento baseado em atividades: Um tipo de orçamento de cima para baixo com metas de produção, como uma meta de US $ 150 milhões em receita. Os orçamentos de cima para baixo envolvem gerentes de nível sênior que formulam um orçamento de alto nível com base em seus objetivos. Esse orçamento é dado aos gerentes de departamento para determinar as atividades necessárias para atingir essa meta e os custos de realizar essas atividades.
- Orçamento de proposição de valor: Esse tipo de orçamento exige mais reflexão e envolve perguntar se cada item do orçamento cria valor para clientes, funcionários e outras partes interessadas da empresa.
- Orçamento baseado em zero: Esse tipo de orçamento pressupõe que cada departamento comece com zero orçamento, e cada despesa orçada precisa ser justificada antes de ser adicionada. Embora esse tipo de orçamento seja demorado, ele funciona para empresas que precisam reestruturar suas operações financeiramente, ou de outra forma, que precisam exercer um controle muito rígido sobre os gastos. Esse tipo de orçamento é mais eficaz para custos discricionários, e não para os principais custos operacionais que mantêm os negócios em funcionamento.
Por que você precisa de um orçamento operacional
As empresas devem ser capazes de manter contato com o estado financeiro atual do negócio para ter sucesso, bem como projetar o que esperam nos próximos meses para que possam planejar as receitas e despesas do ano seguinte. Um orçamento operacional é importante porque dá à administração uma maneira de definir e comunicar suas metas e objetivos financeiros para os próximos 12 meses, e pode ser usado para manter os funcionários e a administração responsáveis por essas metas. Não é incomum que as empresas preparem um cronograma que compare o orçamento com os resultados financeiros reais a cada mês, ou pelo menos a cada trimestre, para ver como o desempenho real da empresa está acompanhando com as metas orçadas.
O orçamento operacional e o processo de planejamento também oferecem uma oportunidade para as empresas serem preparadas em caso de circunstâncias imprevistas. Por exemplo, uma empresa pode definir suas metas de receita e despesa e planejá-las para que ela tenha lucratividade suficiente para colocar dinheiro em um fundo ilegível. O fundo poderia ser usado em caso de desaceleração da economia, a perda de um grande fornecedor, a perda de um cliente frequente ou qualquer outro tipo de negócio que pudesse afetar negativamente o fluxo de caixa da empresa.
Criar um orçamento efetivo é parte arte e parte ciência. Como proprietário de uma empresa, você precisará descobrir onde definir a barra em termos de criar um orçamento que reflita o tipo de desempenho que sua equipe é capaz de fazer, além de considerar o que sua empresa precisa fazer para manter-se alinhado ou venceu seus concorrentes e colegas e se destacou em seu mercado. É importante definir metas orçamentárias em um nível suficientemente alto para que o mercado e todos os investidores percebam sua empresa como líder e empreendedora, mantendo as metas em um nível realista o suficiente para que você não crie uma percepção negativa ao perder as metas.
Exemplos de Orçamento
As empresas escolhem montar orçamentos de maneiras diferentes, dependendo do tamanho, estrutura, tipo de negócio e outras considerações da empresa. Por exemplo, você pode decidir montar um orçamento por departamento, com categorias como CEO, finanças, instalações ou TI. Cada uma dessas seções terá os mesmos componentes, como folha de pagamento, honorários advocatícios, despesas com computadores e custos de escritório.
Algumas empresas preparam seu orçamento por centro de custo. Um centro de custo é um departamento, e não uma divisão. Em uma empresa de manufatura, pode ser um departamento de fabricação ou um departamento de manutenção. Esses departamentos são responsáveis pelas despesas operacionais diretas e não têm envolvimento ou controle sobre a parte de venda ou geração de receita do negócio. Para esse tipo de orçamento, é difícil calcular o lucro de cada centro de custo, pois isso exige receita e custos indiretos, como a construção de aluguéis, a serem alocados.
Outro exemplo de orçamento é o método de orçamento top-down. Esse processo para a formulação de um orçamento envolve gerenciamento estabelecendo metas e metas para a empresa no topo e, em seguida, empurrando essas metas e metas para os gerentes de divisão da empresa. As metas de orçamento são ditadas pela administração e os departamentos precisam encontrar uma maneira de estruturar seus orçamentos separados para atender às metas e metas estabelecidas pelos executivos seniores.
Esse tipo de orçamento tem uma desvantagem em que o gerenciamento de nível médio e inferior nas divisões não se apropria do orçamento porque ele não foi criado por eles e foi imposto a eles. Alguns acham que a orçamentação de cima para baixo não é tão eficaz porque a administração é frequentemente desconectada dos detalhes do que acontece no campo e com as necessidades operacionais diárias da empresa.
O orçamento de baixo para cima é o oposto de um orçamento de cima para baixo e começa com as pessoas no campo. Cada departamento é responsável por formular seu próprio orçamento, e o pessoal envolvido nas operações do dia-a-dia normalmente é o mais bem informado sobre todos os itens de linha nos orçamentos departamentais. Por esse motivo, os orçamentos de baixo para cima tendem a ser mais detalhados e, em muitos casos, mais precisos do que os orçamentos de cima para baixo. O orçamento ainda é construído com base em metas, portanto, mesmo com os detalhes extras, ele pode ser totalmente diferente dos resultados reais da empresa.
Desafios do Orçamento: Saco de Areia ou Alongamento?
Orçamento não é tão fácil como apenas adicionar uma taxa de crescimento ou redução às receitas e despesas e, em seguida, fazer uma cópia para cada um dos 12 meses para o próximo ano. Especialmente quando o orçamento é construído por pessoas no campo, um dilema pode surgir. Talvez a equipe deva criar um orçamento que inclua metas estendidas, que sejam muito otimistas, mas que possam ser difíceis de alcançar. Ou talvez a equipe deva criar um orçamento com sacos de areia, o que significa que as metas são mais fáceis de alcançar.
Essa é uma questão especialmente complicada quando os funcionários sabem que seus bônus estão atrelados ao seu desempenho em relação ao orçamento e podem testar a ética da gerência, especialmente se o orçamento custar na empresa um desempenho pior do que seus pares ou concorrentes, tudo em nome da empresa. empregados garantindo seus bônus.
Cada abordagem tem seus possíveis problemas. Embora exista algo a ser dito sobre a falta de promessas e o excesso de entrega, por outro lado, a definição de metas estendidas pode empurrar pessoas e equipes para fora de suas zonas de conforto para alcançar resultados positivos inesperados ou inatingíveis.
Se as metas do orçamento forem muito escandalosas, os funcionários começarão a ignorar o orçamento ou questionar a mentalidade da liderança, e sua capacidade de avaliar os recursos da equipe com precisão. Além disso, se o orçamento da receita for estabelecido em um nível que é inatingível e as despesas operacionais, como a contratação e os salários de pessoal adicional, corresponderem às vendas infladas, a empresa pode acabar gastando muito dinheiro com recursos subutilizados.
Orçamentos de Capital e Previsões
O orçamento de capital de uma empresa pode interagir com o orçamento operacional, mas é um pote de dinheiro completamente separado. O orçamento de capital detalha os planos e as receitas e despesas associadas para projetos grandes ou caros, como a compra de novos equipamentos de produção, a construção de um novo depósito ou o investimento e o lançamento de um novo produto. O orçamento de capital também é feito com base em projeto por projeto e pode ser modelado financeiramente como um cálculo de Valor Presente Líquido ou VPL, ou um cálculo de Taxa Interna de Retorno ou TIR.
Esses dois métodos são comumente usados e oferecem à gerência uma maneira de avaliar a viabilidade de um projeto, estimar a quantidade de fluxo de caixa que o produto pode gerar, determinar a taxa de retorno do investimento e tomar uma decisão sobre se deve ou não para levar o projeto. Uma empresa pode executar dois ou três cenários diferentes de um cálculo de VPL ou TIR com várias suposições para determinar quais poderiam gerar o maior lucro para a empresa.
Muitas empresas também montam uma previsão junto com seu orçamento operacional. Embora pareça duplicativo, o orçamento representa o que a empresa quer alcançar, como um certo aumento percentual nas vendas do ano, uma certa redução nas despesas ou um certo número de funcionários adicionais contratados.
A previsão, por outro lado, representa uma ideia mais próxima da realidade financeira. A empresa cria uma previsão no início do ano e pode se assemelhar ao orçamento de janeiro. No entanto, à medida que os resultados reais forem sendo implementados, a empresa atualizará a previsão com base no que realmente está acontecendo, o que pode ou não se assemelhar ao orçamento. A previsão oferece ao gerenciamento uma ferramenta para ajudar no planejamento de curto prazo e redirecionar os esforços, caso a empresa pareça que pode não cumprir suas metas orçamentárias para receita ou despesas.
