Um relatório de situação é exatamente o que o nome sugere: um relatório sobre uma situação que contém informações verificadas e factuais que fornecem uma imagem clara de "quem, o que, onde, quando, por que e como" de um incidente ou situação. Muitas organizações usam relatórios de situação para fornecer aos superiores as informações necessárias para tomar decisões corretas e apropriadas. Organizações de gestão de emergência, agências governamentais, serviços armados, empresas, agências de aplicação da lei, organizações não-governamentais humanitárias e diplomatas contam com relatórios de situação.
Observe a situação da forma mais clara possível. Se o evento foi um desastre natural, veja a área do desastre e observe o impacto na terra, infraestrutura e população. Um relatório de situação deve fornecer todos os fatos relevantes às pessoas que basearão suas decisões nesses fatos. Observe com cuidado. Conjectura e opinião não pertencem a um relatório de situação.
Converse com todas as pessoas envolvidas de quem você precisa de informações. Cada organização que requer ou produz relatórios de situação provavelmente listará o pessoal que precisa ser contatado e interrogado. Tome boas notas durante todas as conversas, pois você incluirá esses dados no relatório.
Colete e colete dados. O objetivo é fornecer a imagem mais abrangente possível de um evento e os resultados desse evento. Observe detalhes sobre cada aspecto da situação: o que aconteceu, para quem, detalhes de hora, data e local, impacto na infraestrutura e como a população local está respondendo. Muitas organizações têm um formato padrão para um relatório de situação que solicita determinados tipos de informações. Se tal formato existir, use-o. Isso tornará a coleta de dados mais rápida e precisa.
Componha o relatório em ordem lógica. Inclua todas as informações relevantes. Use um vocabulário claro e conciso para descrever eventos, evitando adjetivos e advérbios. Relatórios regulares de progresso provavelmente seguirão o relatório de situação inicial, portanto, você precisa apenas descrever o que está acontecendo atualmente, e não o que pode acontecer no futuro próximo.
Inclua os principais destaques ou a seção de resumo executivo no início do relatório, mas somente após todos os dados serem reunidos e colocados em ordem lógica. Use fatos e números, evitando suposições. A seção resumo ou destaques precisa transmitir as informações mais importantes para os superiores ocupados lerem primeiro.
Dicas
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Tenha em mente os leitores do relatório e o que eles precisam saber sobre a situação.
