Uma saudação é a saudação em uma carta. É como você aborda o destinatário e define o tom do restante do conteúdo da mensagem. Nos negócios atualmente, a maioria das correspondências é feita por email. No entanto, a postagem de correio ainda é usada em alguns setores e com tipos específicos de documentos comerciais. Em qualquer um dos casos, é importante usar a saudação correta para mostrar ao destinatário da carta o respeito e envolvê-lo no início da comunicação.
Dicas
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A saudação adequada para cartas comerciais depende do tom do documento, seja na impressão ou no email e a natureza da mensagem que está sendo entregue.
Como escolher uma saudação de carta comercial
Decidir qual saudação usar em sua carta comercial depende de alguns fatores. Primeiro, descubra a natureza do assunto que você está discutindo. Requer um tom formal ou informal? Por exemplo, candidatar-se a um emprego em uma empresa é uma transação comercial formal e exige uma carta comercial com uma saudação formal. Por outro lado, enviar um email a um colega sobre quando se encontrar para o almoço não exige uma saudação formal. Da mesma forma, abordar um cliente com o qual você não falou antes pode exigir um tom mais formal em comparação a falar com um parceiro com quem você faz negócios regularmente.
Outro fator a considerar ao decidir sobre a saudação a ser usada é o tom de toda a mensagem. A saudação é a primeira parte da carta comercial que o seu destinatário lê, por isso essencialmente define o tom para toda a mensagem. Selecione cuidadosamente sua saudação com base no tom que você deseja transmitir. Além disso, a saudação que você usa dependerá do que você sabe e não sabe sobre o destinatário. Se você sabe o nome da pessoa, sexo, profissão e credenciais desempenha um papel na escolha da saudação.
Considerando o formato da carta comercial
A saudação que você usa também pode depender do formato da sua carta. Por exemplo, se você enviar sua mensagem por correio ou por e-mail, poderá afetar o tipo de saudação que você escolher. Além disso, o tipo de letra também ditará a saudação que você usa. Por exemplo, uma carta introdutória de proposta de negócio enviada por correio pode ter uma saudação muito mais formal do que uma nota de toda a empresa enviada para uma lista interna por e-mail. Você também precisará considerar se está enviando sua carta comercial para uma pessoa ou várias pessoas, pois isso afetará a saudação escolhida.
Destinatário da carta comercial
Antes de começar sua carta comercial, descubra para quem você está enviando a mensagem. Se você estiver escrevendo para um indivíduo, é importante saber o nome completo dele com a ortografia correta. Se o destinatário tiver um nome de gênero neutro, como Alex ou Pat, convocar a organização e descobrir o sexo pode poupar seu potencial constrangimento no futuro. Se você não souber o sexo da pessoa, envie o artigo de cortesia em sua saudação.
Se sua carta comercial for uma resposta a uma mensagem que o destinatário já enviou, preste atenção em como eles assinaram o nome. Se o nome completo deles é Cassandra e eles assinaram a carta "Cass", então você pode estar inclinado a chamá-la de "Cass". Isso dependerá da natureza do seu relacionamento e do documento que você está escrevendo. Não encurte o nome de alguém sem antes ser convidado para isso.
Usando títulos específicos de gênero
Em alguns casos, você pode optar por usar um título específico de gênero como parte de sua saudação. “Mr.” é usado para um homem e precede seu sobrenome - “Mr. Smith ”, por exemplo. Para uma mulher casada, use "Mrs." antes do sobrenome. Para uma mulher solteira, você pode usar "Miss". Ao escrever para uma mulher sem saber seu estado civil, você pode usar "Ms.", como em "Ms. Smith".
Antes de decidir usar um título específico de gênero, considere se seu idioma é inclusivo. Algumas pessoas podem não se identificar como homem ou mulher ou podem se identificar como o sexo oposto. Se você não sabe ou não tem certeza da situação, pode deixar de fora a linguagem específica de gênero em sua correspondência.
Saudações Formais
A saudação formal mais comum nos negócios é "Caro". Você pode usar essa saudação de várias maneiras:
- Caro Sr. Smith
- Caro John / Jane
- Prezada Sra. Smith
- Caro John Smith
A forma como você aborda o nome do destinatário dependerá da formalidade da carta comercial e do seu relacionamento com ela. "Querido" pode ser usado em cartas comerciais impressas e por e-mail, assim como a saudação "Para". "Olá" é outra saudação formal. No entanto, isso geralmente é usado no email, e não no correio.
Saudações Informais
Saudações menos formais podem ser usadas em ambientes de negócios. No entanto, se eles são aceitáveis ou não, dependerá da cultura da organização, do destinatário da carta e da natureza da mensagem.
Em organizações onde não há hierarquia formal ou pequenas empresas que têm apenas um punhado de funcionários que se conhecem bem, pode não haver necessidade de saudações formais. Geralmente, em correspondência interna com colegas ou parceiros com os quais você está familiarizado, é aceitável usar "Oi João" ou "Oi João", especialmente ao se comunicar por e-mail.
Tome nota que, mesmo que a cultura da organização seja informal, pode haver alguns casos em que uma saudação formal é necessária, como quando se fala com um novo cliente ou parte interessada ou quando se candidata a um emprego.
Saudações para um destinatário desconhecido
Às vezes, ao escrever uma carta comercial, você pode não saber o nome do destinatário. Nesse caso, tente ligar para a organização com antecedência para descobrir quem pode estar olhando sua carta comercial e endereçar sua anotação de acordo. Você também pode verificar o website de uma empresa para ver se consegue descobrir essas informações. Se você não conseguir descobrir o nome do destinatário, poderá endereçar sua carta comercial com saudações genéricas como:
- querido senhor ou senhora
- A quem possa interessar
- Para o gerente de contratação
Saudações para vários destinatários
Ao lidar com vários destinatários de sua carta comercial, adapte a saudação para incluir vários nomes, como escrever “Querida Jane e João” ou “Para o Sr. e a Sra. Smith”. Se houver mais de dois nomes para listar, você poderá opte por abrir mão dos nomes e use uma saudação genérica, como:
- Querida equipe
- Olá a todos
- Para o Departamento de Recursos Humanos
- Caro Blue-Sky Corporation
Diretrizes para Títulos Específicos
A ocupação ou a formação de uma pessoa pode exigir que você as aborde de uma determinada maneira na saudação da sua empresa, dependendo da formalidade da carta. Geralmente, isso se aplica a membros do clero, profissionais médicos, acadêmicos, militares e autoridades eleitas.
Por exemplo, se você está escrevendo para alguém que tem um diploma em medicina, use "Dr." antes de seu sobrenome, como em "Dr. Smith. ”Ao escrever para um professor, juiz, rabino, imã ou pastor, escreva o título completo antes de seu sobrenome, como“ Caro Pastor Smith ”. Ao escrever para os membros das forças armadas, é apropriado usar seu posto completo e sobrenome na saudação, como em "Dear Lieutenant General Smith" ou "Hello Captain Smith".
Formatando uma saudação dentro de uma carta comercial
Ao formatar sua carta, você pode adicionar dois pontos ou uma vírgula após sua saudação. O cólon é a escolha mais formal, enquanto a vírgula é usada para correspondência informal. O primeiro parágrafo da sua carta começa após a saudação na próxima linha, por exemplo:
Querido John, Primeiro parágrafo
