Não há regras rígidas ao escrever para várias pessoas que compõem uma diretoria, o que significa que você tem várias opções para endereçar sua carta. Geralmente, você preparará uma carta quando o quadro for tão grande que se torna incômodo abordar cada diretor individualmente. Para placas menores, você pode escrever uma carta separada para cada pessoa e usar a notação "cópia carbono" para fazer referência aos outros destinatários.
Ao escrever para uma grande placa
Quando o conselho é formado por cinco ou mais pessoas - esse número é uma orientação, não uma regra - é comum preparar uma carta endereçada ao conselho como um grupo e enviada à empresa que eles governam. Aqui está um exemplo:
Do Conselho de Administração
Corporação de Propriedade de ABC
123 City Street
São Francisco, CA 94105
Sua saudação deve ser lida "Prezado Conselho de Diretores:" ou "Caros Membros do Conselho:" seguidos de dois pontos, e não de vírgula. Se você é o proprietário da empresa ou outro membro da diretoria, é aceitável usar a saudação informal "Caro Conselho" ou "Caro a todos:"
Usando um bloco de distribuição
Como muitas diretorias se reúnem com pouca freqüência, talvez uma vez por mês, talvez você queira enviar uma cópia da carta do grupo para cada membro da diretoria em seu endereço residencial ou comercial permanente. Isso garante que sua carta seja lida e possa ser executada antes da próxima reunião do conselho. Para conseguir isso, escreva um bloco de distribuição no final da carta, listando o nome e endereço de cada membro do conselho. Imprima várias cópias da carta e envie uma cópia para cada pessoa na lista de distribuição.
Ao escrever para uma pequena placa
Ao dirigir-se a um conselho de administração menor - por exemplo, com três ou quatro diretores - você deve listar cada destinatário pelo nome. Seu bloco de endereço agora é algo como isto:
Sra. Robin Birch, Presidente
Sr. Jack Haslam, diretor
Dr. Olivia Blower, diretor
Diretoria da ABC Property Corporation
123 City Street
São Francisco, CA 94105
Sua saudação deve então listar os nomes dos diretores na mesma ordem do bloco de endereços: "Prezada Sra. Birch, Sr. Haslam e Dra. Blower:" É bom usar os primeiros nomes se você conhece bem os destinatários e esta é a sua habitual modo de comunicação. A etiqueta exige que você envie uma carta separada para cada pessoa, então imprima e assine uma cópia original da carta e do envelope para cada destinatário.
Usando a Notação CC
Onde os membros do conselho estão localizados em endereços diferentes, é sensato escrever uma carta separada para cada destinatário. Aqui, você deve usar a notação "cópia de cortesia" ou "cópia carbono" para que cada destinatário saiba quem recebeu a carta. Faça isso adicionando as letras "cc:" seguidas pelos nomes dos outros destinatários na parte inferior da carta, imediatamente abaixo da sua assinatura e nome impresso. Aqui está um exemplo da formatação:
Sra. Robin Birch, Presidente
Diretoria da ABC Property Corporation
123 City Street
São Francisco, Califórnia 94105
Prezada Sra. Birch:
Carta
Atenciosamente, Seu nome
CC: Sr. Jack Haslam, Dr. Olivia Blower
Você endereçaria sua segunda carta ao "Sr. Jack Haslam", enviada para "Sra. Robin Birch e Dra. Olivia Blower", e assim por diante. É uma boa ideia revisar todas as suas cópias para garantir que você incluiu os nomes corretos de destinatários e de cópias de cortesia.
