Ao conduzir auditorias regularmente, você pode melhorar a precisão e a qualidade dos registros da sua empresa. Uma auditoria geralmente envolve a revisão de recibos internos, bem como extratos bancários para encontrar erros. Alguns erros envolvem erros administrativos imprudentes e podem ser corrigidos rapidamente, enquanto outros são intencionais ou fraudulentos e podem causar danos significativos.
Identifique os objetivos da auditoria, como descobrir erros não intencionais ou reparar áreas que precisam de melhorias. Desenvolver uma estrutura geral para descrever uma rotina de auditoria padrão. Por exemplo, crie uma lista de verificação de auditoria que descreva detalhadamente os métodos de relatório.
Reúna documentos relevantes, como listas detalhadas de suas despesas e extratos bancários recentes. Estabeleça um período de corte, como o final do mês, para que você possa reconciliar transações dentro de um período específico. Muitas transações, como depósitos, transferências e saques, não são liberadas imediatamente, mas exigem alguns dias para serem postadas na sua conta.
Reconcilie informações para que suas contas bancárias reflitam transações reais. Evite lidar com dados de longos períodos de tempo porque é mais provável que você fique sobrecarregado. Separe os dados por subgrupos para que, em vez de agrupar informações em uma conta de receita, você possa distinguir categorias como vendas, receita de juros e reembolsos de remessa.
Armazene os resultados em um método seguro e organizado para que você possa recuperar informações rapidamente, se precisar, como se o IRS auditasse sua empresa. Evite descartar provas de despesas (geralmente, por mais de US $ 75). Para minimizar a quantidade de papel que você usa, considere usar um programa de software de contabilidade (não apenas uma planilha ou razão geral) e digitalizar seus recibos.
Rever a legislação estadual e federal. Por exemplo, o Congresso aprovou a Lei Sarbanes-Oxley em 2002, que mudou muitos procedimentos de auditoria. Mantenha-se atualizado com os regulamentos do IRS e com os limites da Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) para evitar o depósito de quantias não seguradas.
Dicas
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Contrate funcionários, como um contador de meio período ou um assistente temporário, para ajudar a classificar informações. No entanto, consulte um Certified Public Accountant (CPA) se você encontrar problemas complexos.
Aviso
Deveres separados que envolvem dinheiro para fortalecer os controles internos. Por exemplo, um funcionário que registra informações não deve ser a mesma pessoa que conta dinheiro diariamente.
