Se sua empresa compra ou vende mercadorias no exterior e você paga ou cria faturas em uma moeda estrangeira, você precisará converter a fatura para sua moeda local em sua demonstração de resultados. A primeira conversão ocorre quando você cria ou recebe a fatura, a segunda na data em que o período contábil termina e a terceira quando você liquida a fatura. Se a taxa de câmbio mudar entre as datas de conversão, você registrará a diferença como ganho ou perda de uma transação em moeda estrangeira.
Como as taxas de câmbio afetam seu negócio
Qualquer empresa que faça negócios no exterior será afetada pela taxa de câmbio. Um cenário comum é quando você compra matérias-primas do exterior e é faturado em uma moeda diferente da sua moeda local, geralmente dólares americanos, se sua empresa estiver localizada nos Estados Unidos. Como as taxas de câmbio são dinâmicas, há uma grande chance de que a taxa de câmbio seja diferente se a fatura for liquidada em 30 dias do que se a fatura for liquidada hoje. Se você vai acabar pagando mais ou menos com a mesma fatura, depende de qual direção a taxa de câmbio está se movendo.
O mesmo se aplicará se você levantar uma fatura em moeda estrangeira, como euros, e o cliente pagar em euros 15 ou 30 dias após a data da fatura.
A obrigação de registrar na moeda local
Uma regra importante da contabilidade é que seu balanço e demonstração de resultados devem ser informados em sua moeda local. Assim, você registrará todas as despesas em moeda estrangeira incorridas por sua empresa, bem como as faturas criadas em dólares americanos, usando a taxa de câmbio atual na data em que você registrou a transação. Por exemplo, se você comprar mercadorias ao custo de 10.000 libras esterlinas, e a taxa de câmbio for 1,3 dólares para a libra esterlina, então você registraria uma despesa de 13.000 dólares.
Ganhos e Perdas na Moeda
Quando você insere uma fatura em uma taxa e a paga em outra, isso gera um ganho ou uma perda cambial dependendo de como a taxa de câmbio tenha mudado. Existem duas categorias de ganhos e perdas:
- Ganhos e perdas não realizados que são registrados em faturas não pagas no final do mês ou em outro período contábil
- Ganhos e perdas realizados que são registrados no momento do pagamento ou recebimento
Assim, você terá que executar uma conversão de moeda quando registrar a transação pela primeira vez e novamente na liquidação da fatura. Se a data de liquidação for muito longa no futuro, talvez seja necessário reconhecer uma série de ganhos ou perdas ao longo de vários períodos contábeis. Os ganhos e perdas cambiais resultantes da conversão são registrados sob o título "ganhos / perdas na transação com moeda estrangeira" na demonstração do resultado.
Gravando o Exchange
A maneira mais fácil de mostrar o efeito dos ganhos e perdas cambiais é através de um exemplo. Suponha que a Aardvark Inc. venda US $ 100.000 de mercadorias em 8 de dezembro para a Le Chien, uma empresa na França, e concorda em aceitar o pagamento em euros. A Aardvark registra essa transação como um débito para contas a receber de US $ 100.000 e um crédito para vendas de US $ 100.000.
Na data da venda, um euro é igual a US $ 1,15. Então, Le Chien deve 86.957 euros (US $ 100.000 divididos por US $ 1,15).
No final do ano, o contador deve fechar os registros contábeis do Aardvark. Em 31 de dezembro, um euro vale US $ 1,12.Isso significa que as contas a receber devidas pelo Le Chien agora são avaliadas em US $ 97.392 (US $ 1,12 x 86,957 Euros). O contador registra uma perda cambial não realizada de US $ 2.608 (US $ 100.000 menos US $ 97.392) na outra conta abrangente acumulada no razão geral.
No dia 18 de janeiro seguinte, o Le Chien paga o valor total de 86.957 euros. No entanto, a taxa de conversão para euros diminuiu ainda mais, e um euro agora vale US $ 1,10. O valor dos 86.957 euros que o Aardvark recebe do Le Chien diminuiu para $ 95.653. O contador agora registra uma perda real realizada de US $ 4.347 (US $ 100.000 menos US $ 95.653) na declaração de lucros e perdas da Aardvark. As entradas anteriores de perdas não realizadas na outra conta abrangente acumulada são arquivadas em diário.
