As abordagens de sistemas para comunicação organizacional consideram a comunicação como um elemento fundamental de todo o negócio - dentro e fora. Em vez de separar os processos de comunicação em silos, a comunicação é gerenciada no nível do sistema para garantir que o sistema de mensagens seja consistente e alinhado. É uma filosofia importante para organizações que desejam garantir que seus públicos recebam as mesmas mensagens, no momento certo e através dos canais de comunicação apropriados. Alguns conceitos-chave de abordagens de sistemas incluem interdependência de objetivos e seus atributos, holismo, busca de objetivos e entradas / saídas.
Interdependência
As abordagens de sistemas para a comunicação reconhecem que as muitas formas de comunicação organizacional que existem dentro e fora das organizações estão integradas e, consequentemente, interdependentes. Por exemplo, uma comunicação do CEO em uma reunião em toda a empresa pode resultar em um item no boletim informativo organizacional, um post na intranet da empresa e talvez até mesmo uma entrevista pela mídia local. Reconhecendo essa interdependência, as organizações podem planejar e estruturar melhor suas comunicações para levar em consideração todos os canais potenciais. Assim, por exemplo, uma empresa pode desejar programar suas comunicações para se comunicar primeiro com o público interno, depois com o público-alvo do cliente e, em última análise, com o público consumidor em geral. O tempo e a distribuição cuidadosa das mensagens garantirão que as audiências certas recebam as mensagens certas nos momentos certos.
Holismo
O holismo é uma abordagem que examina a soma de várias atividades no total, e não as contribuições individuais dos elementos individuais da abordagem. Isso é bastante comum no mundo da publicidade, onde os profissionais de marketing reconhecem que as mensagens enviadas através de múltiplos canais têm um impacto multiplicativo maior do que a soma das partes. O mesmo acontece quando as organizações consideram uma abordagem de sistemas para suas comunicações corporativas. Uma única mensagem enviada por vários canais terá um impacto maior do que a soma de cada um dos impactos individuais da mensagem.
Busca de golos
As abordagens de sistemas para comunicação reconhecem que há algum resultado pretendido desejado que resultará em sucesso na comunicação. O propósito da comunicação organizacional deve ser direcionado para um resultado desejado que pode incluir coisas como melhorar o engajamento dos funcionários, aumentar a satisfação do cliente, aumentar a conscientização sobre iniciativas organizacionais específicas e coisas do gênero. À medida que os públicos de comunicação são identificados, as mensagens são criadas e os canais são selecionados, os objetivos orientam a formulação das estratégias que, em última análise, pretendem alcançar os resultados desejados. Assim, por exemplo, a empresa pode desejar aumentar a preferência por seus serviços em comparação com os concorrentes, diminuindo uma lacuna entre essas preferências em certa quantidade. As atividades de comunicação seriam projetadas para preencher a lacuna e medições futuras indicariam se os resultados foram alcançados.
Entradas e saídas
É importante ressaltar que sistemas eficazes estão abertos, não fechados. As abordagens de sistemas para comunicação organizacional reconhecem que a comunicação envolverá entradas e saídas. As organizações que se comunicam de forma eficaz reconhecem que não estão apenas enviando mensagens para os principais públicos-alvo, mas também precisam estar preparadas para receber mensagens. Os insumos recebidos de vários públicos podem ser usados para orientar atividades futuras e podem servir como indicações de como as metas estão efetivamente sendo cumpridas. Os canais de mídia social de hoje oferecem uma ampla gama de oportunidades para esse tipo de comunicação bidirecional.
