O aluguel é uma despesa comum para um negócio. Existem várias maneiras de calcular o aluguel, dependendo da configuração. Em alguns casos, uma empresa terá um acordo com um locador para aluguel diferido, muitas vezes porque o locador ofereceu um ou mais meses livres nos primeiros dias do arrendamento do inquilino. Você pode ver isso no balanço patrimonial da empresa como “passivo de aluguel diferido”, que é simplesmente como o contador dividiu os pagamentos ao longo de um determinado período para facilitar o orçamento.
O que é a responsabilidade de aluguel diferido?
Se você assinar um contrato de locação em um apartamento e o primeiro mês for gratuito, você simplesmente desfrutará de um mês sem fazer pagamentos de aluguel. Mas não é tão fácil para um negócio, especialmente se esse aluguel gratuito for estendido por vários meses. As empresas precisam mostrar as despesas operacionais mensais por vários motivos. Para tornar isso mais fácil, os contadores usam um chamado passivo de aluguel diferido, em que eles cobram um ano inteiro de aluguel e o dividem por 12 para obter um pagamento de aluguel mensal para o balanço.
Contadores, por vezes, referem-se a este tipo de contabilidade como contabilidade de linha reta, o que significa simplesmente que a despesa de aluguel é igualada sobre os termos do contrato de locação. Um conceito semelhante se aplica ao faturamento de orçamento que as empresas de serviços públicos oferecem aos seus clientes. Em vez de ter uma conta que flutua de mês para mês, você pode optar por ter sua conta estimada e calculada ao longo de um ano. Isso facilita o alcance do orçamento familiar mensal, pois você saberá quanto vai para sua conta de eletricidade ou água todos os meses. O mesmo princípio se aplica ao orçamento de negócios.
Aluguel Diferido e Pagamentos Desigual
Essa forma de contabilidade também pode ser aplicada se uma empresa lida com pagamentos mensais irregulares. Você pode, por exemplo, receber um desconto do proprietário durante o mês de dezembro para contabilizar os muitos dias em que seu escritório estará fechado para os feriados. Se a sua empresa deve desocupar o espaço por um período de tempo devido a danos de construção ou construção, o proprietário pode renunciar ao seu aluguel durante este período de tempo, obrigando-o a recalcular o seu orçamento para o ano.
Despesas ocultas também podem tornar os pagamentos de aluguel desiguais, bem como imprevisíveis. Infelizmente, isso pode tornar o orçamento do valor correto para aluguel complicado, já que despesas como taxas de manutenção podem flutuar com o tempo. Por esse motivo, uma empresa pode arredondar esse valor para garantir que o orçamento inclua quaisquer encargos adicionais que surjam de um mês para o outro.
Aluguel aumenta com o tempo
Você pode ter um contrato de aluguel onde você sabe de antemão que o aluguel aumentará em um determinado valor. O primeiro ano pode ser definido em uma taxa, por exemplo, um aumento de 5% quando você chegar ao final desse prazo. Se, no entanto, seu contrato de locação for de 1º de agosto a 31 de julho, mas seu ano fiscal for de 1º de janeiro a 31 de dezembro, você lidará com cinco meses de aluguel mais alto, criando uma disparidade. Assim como você faria se tivesse recebido meses grátis no início do seu contrato, precisará calcular o aluguel mensal com base no total de pagamentos de aluguel do ano inteiro. Isso significa que, no início de cada ano, você precisará analisar atentamente seu contrato de aluguel para identificar possíveis aumentos que possam entrar em vigor durante esse ano e, então, orçar seus pagamentos mensais de acordo.
Por que as empresas usam responsabilidade de aluguel diferido
O orçamento de uma empresa mostra seus esforços para permanecer o mais positivo possível ao longo do ano. O balanço patrimonial mostrará os ativos - tudo o que o negócio possui de seu caixa para seus equipamentos e estoque - bem como os passivos, que incluem as muitas despesas incorridas por um negócio no curso de negócios. O objetivo de qualquer negócio é mostrar que seus ativos são fortes o suficiente para compensar os muitos passivos que irá acumular naturalmente à medida que cresce.
Quando o aluguel flutua de um mês para o outro, pode ser difícil determinar com precisão quais são realmente as obrigações mensais de um negócio. A noite torna as coisas mais previsíveis. Talvez ainda mais vantajoso seja o fato de que, ao alugar diretamente, as empresas podem tirar proveito de qualquer adiamento que estejam recebendo durante o ano todo. Então, se uma empresa está pagando US $ 1 mil por mês, mas recebe três meses grátis no início, essa empresa pode deduzir US $ 3 mil do total e dividi-la no primeiro ano. Isso mostra um passivo mensal de aluguel significativamente menor do que teria sido sem esse desconto. Um negócio em busca de financiamento ou fornecimento de financiamento aos acionistas poderia sair de forma mais positiva graças a esse custo mensal mais barato.
Qual é o cálculo do aluguel diferido?
Calcular o aluguel diferido requer uma fórmula bastante direta que possa ser aplicada a cada ano. Como você está determinando o orçamento do próximo ano, basta contabilizar todos os custos relacionados ao aluguel nos doze meses. Se o seu agente de leasing não incluir todas as taxas extras em um único pagamento de aluguel, adicione-as também. Se você tem uma locação net-net, onde você paga aluguel, impostos sobre a propriedade e prêmios de seguro, adicione todos esses impostos e prêmios em seus pagamentos anuais. Então, se você pagar US $ 1.000 por mês para aluguel e US $ 200 por mês para impostos e seguros, multiplique US $ 1.200 por 12 para obter seus pagamentos anuais de aluguel de US $ 14.400. Se, no entanto, o locador oferecer três meses de aluguel grátis, deduza US $ 3.000 do total para receber US $ 11.400 e divida esse valor por 12, o que eleva o custo mensal de aluguel, seguro e imposto sobre a propriedade para US $ 950. redução notável do original $ 1.200 por mês.
Como funciona o aluguel diferido
Quando o aluguel é dispensado por um período inicial de tempo após a mudança, sua equipe de contabilidade irá tratá-lo como um crédito para fins de contabilidade. Portanto, se você for morar em 1º de agosto e seu aluguel for gratuito até 1º de dezembro, seus contadores criarão, em essência, uma conta de passivo e tratarão o aluguel não pago como crédito nessa conta. Quando o dia 1º de dezembro chegar e você for responsável pelo valor total, parte desse aluguel não pago será aplicada, juntamente com o dinheiro que você calculou pagar após o desconto.
Se o aluguel mensal for de $ 1.000 e o aluguel dos primeiros três meses for gratuito, o aluguel é de $ 12.000 para o ano, mas subtrai $ 3.000, já que os primeiros três meses são gratuitos. Seu cálculo indica que você está pagando US $ 12.000 menos US $ 3.000, ou US $ 9.000, que dividido por 12 é de apenas US $ 750 por mês. Mas o seu senhorio está esperando US $ 1.000, não US $ 750, então os US $ 250 extras viriam da conta do seu contador criada em 1º de agosto. Você terá US $ 250,00 a cada mês durante três meses e, em seguida, começará a pagar US $ 1.000,00. do seu orçamento regular.
Leasing bruto completo
Flutuações podem ser evitadas na maneira como o contrato está sendo negociado. O tipo de locação mais popular é a locação bruta de serviço completo, também chamada de rede bruta ou modificada modificada. Com esse tipo de arrendamento, o locador e o inquilino dividem as despesas operacionais, que são então incluídas no custo mensal de aluguel. Isso facilita a contabilização do aluguel ao longo do prazo do arrendamento, uma vez que não aumentará ou diminuirá conforme as despesas mudam. Você ainda precisará contabilizar o aluguel diferido se receber um ou dois meses grátis no início do seu contrato, mas, depois de ter fechado o aluguel, poderá contar com essa despesa mensal até final do prazo, quando a quantia pode ser aumentada se o seu locador escolher.
Uma desvantagem de uma locação bruta de serviço completo é que, se os custos operacionais forem menores do que os inicialmente calculados, você não receberá uma redução de seu aluguel por isso. A menos que seu agente de locação seja especialmente generoso, você provavelmente nem verá uma queda em seu custo de aluguel quando chegar ao final do contrato de locação. No lado positivo, no entanto, se os custos aumentarem repentinamente ao longo do ano, a quantia que você está pagando não aumentará. Mas é provável que seu locador dê uma olhada no que você está pagando e aumente a quantia assim que o prazo de locação terminar.
Contabilização de aluguel diferido de curto e longo prazo
Adicionando ainda outro nível para isso é o fato de que diferimentos de aluguel podem ser classificados como de curto ou longo prazo. Em alguns casos, os contabilistas dividem os pagamentos de aluguéis em despesas correntes e não correntes, uma vez que os montantes de aluguéis não correntes não serão utilizados dentro do período de orçamento em questão. Em outras palavras, tudo o que você pagará no próximo ano é o problema do ano que vem e, portanto, classificado como despesa de longo prazo. Por causa disso, você não incluirá o aumento de cinco anos no aluguel do próximo ano quando estiver fazendo o orçamento deste ano, mesmo que saiba que está chegando. Em vez disso, divida os pagamentos de aluguel ao longo de 12 meses com base exclusivamente no que você pagará pelo prazo do seu orçamento.
Lidar com taxas crescentes
A melhor coisa de monitorar de perto os pagamentos de aluguel em seu balanço é que você está acompanhando de perto as despesas. As despesas do ano base podem enganá-lo facilmente, já que a maioria das concessões é definida a um determinado preço no primeiro ano para ver se isso cobre tudo. Não é incomum que os inquilinos vejam o aluguel para o aumento do espaço comercial no segundo ano baseado apenas no fato de que as despesas operacionais do primeiro ano foram maiores do que o originalmente planejado.
Se você perceber que o aluguel da sua empresa aumenta significativamente com seu contrato de arrendamento no segundo ano, peça ao proprietário para lhe mostrar uma cópia dessas despesas operacionais. De preferência, você terá uma análise detalhada de tudo o que está pagando mensalmente nesse pagamento de aluguel. Você está sempre livre para levar seu escritório para outro lugar, mas a mudança pode ser cara. Por esse motivo, você se beneficiará para discutir com o locador a possibilidade de negociar o aumento, para que você ainda tenha uma boa avaliação.
Aluguel e Aquisições Diferidos
Em algum momento da vida de uma empresa, outra empresa pode fazer uma oferta de compra. Se essa oferta for aceita, a equipe contábil da empresa compradora precisará de informações financeiras, já que o comprador assume todos os ativos e passivos da empresa que está adquirindo. Quando isso acontece, os valores de aluguel diferido no balanço patrimonial podem complicar as coisas, especialmente se os termos do contrato de locação significarem que o aluguel aumentará em meses posteriores. Se esse aumento coloca o aluguel acima da taxa de mercado, a empresa adquirente tem um passivo em mãos.
Quando tal responsabilidade aparece no orçamento, uma empresa adquirente tem uma decisão a tomar, que geralmente é guiada pelo conselho da equipe de contabilidade. Nesse caso, pode ser benéfico transferir os escritórios para um novo local, mesmo que isso vá custar dinheiro para se movimentar. A melhor coisa a fazer é determinar a taxa de mercado justa e executar uma comparação de custos, depois apresentar as informações às partes apropriadas.
