O desenvolvimento de um sistema abrangente de gerenciamento de arquivos para o seu restaurante ajuda você a gerenciar funcionários e empresas. Sistemas de arquivamento duplo são eficazes, especialmente se os arquivos são armazenados online. Os arquivos podem ser armazenados em um local fácil de encontrar, como um arquivo de gabinete, e arquivos pessoais e financeiros confidenciais podem ser salvaguardados. Um sistema de arquivamento físico deve ser selecionado com base no volume de informações arquivadas, enquanto um sistema de arquivamento on-line tem mais opções.
Selecione um sistema de arquivamento
Os arquivos armazenados online podem ser divididos em categorias confidenciais e abertas. Proteger com senha informações confidenciais, como finanças ou arquivos de funcionários. Os arquivos que precisam ser acessados regularmente pelos funcionários podem ser armazenados em uma pasta compartilhada sob cabeçalhos específicos, como fornecedores, fornecedores e manutenção. Os arquivos armazenados em um gabinete podem ser alfabetizados por assunto, ou por arquivos de grande volume, por assunto com uma subdivisão por categoria. Por exemplo, um arquivo de fornecedor pode ter arquivos alfabéticos individuais que identifiquem nomes de fornecedores ou suas empresas.
Finanças
Desenvolver um sistema de arquivamento que permita fácil acesso a relatórios financeiros é essencial para as operações cotidianas, bem como relatórios contábeis mensais, trimestrais e anuais e preparação de final de ano e de impostos. As informações financeiras devem ser armazenadas em um local seguro, como uma caixa de bloqueio ou em um arquivo de computador protegido por senha. Os documentos incluem contas a pagar e receber, folha de pagamento, empréstimos e linhas de crédito, auditorias internas e externas e registros fiscais e recibos diários. Categorize arquivos em linhas do tempo para que os que você faz referência regularmente, como registros de vendas diárias, sejam de fácil acesso, e aqueles que você revisa periodicamente, como relatórios trimestrais, estão na parte de trás do gabinete.
Emprego
Organize os pedidos de emprego em branco e preenchidos, os materiais de orientação e treinamento, os cronogramas de trabalho e as contas escritas dos relatórios, reclamações ou repreensões dos funcionários. O último é útil se um funcionário apresentar uma queixa em relação a rescisão, discriminação ou assédio. Se os arquivos de um funcionário contiverem registros de saúde e números de CPF, categorize os arquivos em ordem numérica e armazene a chave numérica em um local diferente.
Vendedores
Divida os arquivos dos fornecedores nas categorias de alimentos, bebidas, cerveja, bebidas e restaurantes. Inclua arquivos individuais para fornecedores atuais e potenciais fornecedores. Os arquivos devem incluir cópias de contratos, formulários de pedidos, recibos, estruturas de preços, programações de entrega, nomes de contato e números de telefone. Você pode armazenar arquivos de fornecedores perto de uma porta de entrega ou no escritório do gerente para fácil referência.
Seguro
Arquivos de seguro devem incluir cópias de políticas e o nome e informações de contato do agente de seguros que representa cada política. Inclua um gráfico de renovação para indicar quando as políticas precisam ser revisadas. Armazene uma cópia dos arquivos de seguro fora do local em caso de emergência.
Construção e Manutenção
Se a instalação do restaurante é de propriedade ou alugada, mantenha um arquivo para registros de manutenção e reparo. Inclua uma lista de fornecedores de serviços de limpeza, remoção de lixo, reciclagem, manutenção geral, encanamento e reparo elétrico. Armazene as informações para manutenção de videogames, juke boxes ou máquinas de venda automática. Assim como os arquivos de fornecedores, os números de contato de manutenção e de emergência devem estar localizados em um local onde qualquer funcionário possa acessá-los rapidamente, como um suporte de recepcionista, caixa, atrás do balcão ou na cozinha.
Saúde e segurança
Mantenha um arquivo dedicado à documentação de saúde e segurança. Isso inclui uma cópia dos relatórios e citações do departamento de saúde do restaurante, regras escritas sobre medidas de saúde do funcionário, como lavagem das mãos, uso de luvas e redes de cabelo e instruções detalhadas de sanitização do equipamento. Também inclui documentação de procedimentos relacionados ao manuseio, preparação e armazenamento de alimentos. Faça cópias das regras e regulamentos pertinentes e publique-os em locais apropriados onde os funcionários certamente os verão.
Lesão e Incidente
Crie um arquivo para incluir relatórios de lesões relacionadas a funcionários e clientes. Documente testemunhas de cada evento e forneça o maior número possível de detalhes de apoio, incluindo a causa da lesão, a ação tomada após a lesão e o resultado. Inclua cópias de relatórios policiais se as autoridades forem chamadas ao restaurante por qualquer motivo.
