O orçamento forma a linha de base para o desempenho futuro de uma empresa. Os gerentes criam o orçamento antecipando as condições financeiras e as expectativas do mercado para períodos futuros. Esses gerentes calculam as receitas e despesas para o período que está sendo orçado. Quando o período refletido no orçamento chega, os gerentes comparam as despesas reais com os números do orçamento e avaliam o desempenho do departamento.
Criar orçamento
Criar um orçamento da empresa envolve todos os departamentos da organização. O departamento de vendas antecipa as condições de mercado e estima as receitas futuras para criar um orçamento de vendas. O departamento de produção usa essas informações para criar um orçamento de produção que antecipa custos de material, mão de obra e custos indiretos. Gerentes administrativos e de vendas antecipam suas despesas para o próximo ano. Um gerente de orçamento coordena a comunicação entre cada departamento e compila cada seção em um orçamento mestre e cria relatórios financeiros orçados.
Meça os resultados reais
O departamento de contabilidade registra as transações mensais no razão geral. O contador cria demonstrações financeiras regulares para comunicar os resultados financeiros da empresa. O contador também cria relatórios financeiros que comunicam a atividade de vendas e as despesas do departamento para departamentos individuais. O contador distribui os relatórios do departamento para os gerentes de departamento apropriados e o conjunto completo para o gerente de orçamento.
Calcular a variação do orçamento
O gerente de orçamento compara as despesas reais de vendas com as vendas e despesas orçadas. A diferença entre os valores reais e orçados é igual à variação do orçamento. O gerente de orçamento combina os números reais, os números do orçamento e os números de variação do orçamento em um relatório para cada departamento. O gerente de orçamento distribui esse relatório para os gerentes de departamento e seus superiores.
Avaliar o desempenho
As variações de orçamento são usadas para avaliar o desempenho de gerentes de departamento individuais. Quanto maior a variância, mais perguntas os superiores fazem sobre os valores. Os gerentes de departamento devem explicar o motivo da variação do orçamento. Se o gerente de orçamento tiver uma explicação razoável ou a situação estiver fora de seu controle, seu desempenho não será afetado adversamente. Se a variação do orçamento existir devido à má administração do gerente do departamento, a avaliação do gerente será negativa.
