As reuniões podem fracassar sem o planejamento adequado, mesmo com um objetivo claro e participantes apropriados. O uso de uma agenda para planejar uma reunião pode ajudar a reunião a transcorrer de maneira tranquila e eficaz, abordando questões ou tópicos importantes. O planejamento antecipado fornece aos participantes da reunião conhecimento sobre o que esperar, tempo para preparar e fornece uma ordem na qual as coisas serão discutidas. Outra razão pela qual as agendas são populares é que elas economizam tempo para todos.
O que é uma agenda?
Simplificando, uma agenda é uma lista ou um plano. Esta lista inclui tópicos e problemas ou questões que serão discutidos durante uma reunião. Há uma variedade de formatos de agenda; o objetivo e o tipo de reunião determinará qual formato de agenda usar. Tipos de agendas tipicamente usadas incluem informal, formal, priorizada e cronometrada. Familiarizar-se com cada formato de agenda permitirá que você escolha efetivamente o tipo adequado às suas necessidades.
Informal e formal
Uma agenda informal refere-se basicamente a uma lista informal de itens que serão discutidos durante uma reunião e geralmente são reunidos no último minuto. Uma agenda formal segue mais de um formato. Esse formato inclui o tipo de reunião, lista o facilitador da reunião e lista todos os participantes. A agenda segue então uma ordem específica: call to order, rolagem, minutos da última reunião, questões em aberto, novos negócios e adiamento.
Priorizado e Temporizado
As agendas priorizadas seguem um sistema de prioridades. Os itens recebem uma ordem de acordo com a importância percebida para o grupo. Os tópicos são então discutidos nesta ordem. Agendas temporizadas referem-se ao uso de uma linha de tempo definida para a reunião - geralmente um detentor de tempo é designado para ajudar a permanecer na tarefa. Nesse formato, a agenda seria configurada em intervalos de tempo. Por exemplo, 9: 30-9: 35: socializar / aquecer, 9: 35-9: 40: revisar o propósito e o resultado desejado, 9: 40-9: 50: revisar os minutos da última reunião.
Linha de fundo
Não hesite em pedir informações de outros participantes ao criar uma agenda. Os participantes podem fornecer informações valiosas sobre quais tópicos ou questões precisam ser discutidos. Ter os participantes apropriados é fundamental para uma reunião bem planejada e bem-sucedida. Todas as agendas devem conter o propósito da sessão; ter resultados claros desejados; classificar os tópicos da agenda como compartilhamento de informações ou processamento de informações; e terminar com um resumo de tópicos e uma discussão dos próximos passos.
