A principal responsabilidade de um agente de compras é garantir o fornecimento e a qualidade suficientes dos materiais necessários ao melhor preço possível. O foco está na qualidade, disponibilidade de material, investimento em estoque e preços. Ao definir metas, o agente de compras deve permanecer focado em atividades e métricas que impulsionem o desempenho aprimorado nessas quatro áreas.
Qualidade
Seja o que for que estamos comprando, esperamos qualidade. Os materiais devem estar em conformidade com as especificações para serem úteis. Muitas vezes, o custo da má qualidade excede o custo real do material. Má qualidade pode levar a despesas com mão-de-obra perdida, reclamações de garantia, possivelmente até a lesões. O agente de compras deve ter uma métrica de qualidade do fornecedor para garantir que os fornecedores escolhidos atendam aos padrões. A métrica deve capturar o número de produtos defeituosos recebidos do fornecedor como uma porcentagem do total de produtos recebidos. Uma meta deve ser estabelecida com cada fornecedor. Os números devem melhorar a cada ano.
Disponibilidade de material
Dois aspectos da disponibilidade material merecem ser medidos. O primeiro se concentra em quantas faltas materiais ocorrem. É necessário medir isso para entender se o agente de compras está solicitando quantidades adequadas de material no momento certo. Caso contrário, o gerente de compras precisará intervir. se uma mercearia ficar sem um produto e ocorrer por duas horas a cada cinco anos, isso não atrairia o escrutínio que teria se durasse três dias e ocorresse a cada duas semanas.
O segundo aspecto é a confiabilidade das entregas de fornecedores. Isso é medido comparando as remessas de fornecedores com pedidos de compras. Se o fornecedor enviar a quantidade correta a tempo, o pedido é considerado "perfeito". Se a quantidade ou data de entrega não corresponder ao pedido de compra, isso seria considerado "ausente". Assim como na qualidade, os objetivos devem atender aos objetivos da empresa e mostrar melhoria contínua.
Inventário de Investimento
Embora um agente de compras seja responsável por garantir que haja suprimentos adequados, é importante que eles também sejam responsabilizados por manter o estoque baixo. Poucas empresas têm recursos ilimitados para investir em estoque. Assim, o agente de compras deve garantir que o valor total do estoque seja mantido dentro dos limites. A medida mais comum para a eficácia do inventário é o giro de estoque. Inventário transforma medidas quantas vezes em um determinado ano o estoque é completamente entregue. Por exemplo, há um produto que uma empresa usa 12.000 unidades por ano. Para este mesmo produto, há 1.000 unidades em estoque a qualquer momento. O estoque calculado para este item seria 12 (12.000 dividido por 1.000). Uma taxa de turnos de 12 indica que o estoque é revertido uma vez por mês ou 12 vezes por ano. Quanto maior a taxa de turnos, mais eficaz o inventário está sendo utilizado.
Preços
Na compra, a diferença entre o custo padrão associado a um item e o preço real pago é chamado de variação do preço de compra ou PPV. O PPV é uma medida comum para os agentes de compras entenderem o quão bem ou mal esse agente está se comportando em relação aos padrões de custo. Para impulsionar o PPV favorável, um agente de compras contratará os fornecedores para remover os custos da cadeia de suprimentos. Um exemplo pode estar no exemplo em que um agente de compras reduz o preço comprando em um tamanho de lote maior ou se o agente de compras conseguiu localizar uma fonte alternativa que poderia fornecer a um preço mais favorável.
