Os documentos de pontos de discussão listam fatos e ideias importantes sobre um determinado tópico ou evento. Usado extensivamente em relações públicas e comunicações, os documentos de pontos de discussão ajudam aqueles que têm a responsabilidade de falar ao público a fornecer informações claras, precisas e consistentes. Os documentos dos pontos de discussão são usados tanto para chegar ao público para fornecer informações quanto para responder a consultas públicas durante as crises. Ao "falar com uma só voz" usando um documento de pontos de discussão compartilhados, uma organização pode aumentar a eficácia de seu programa de comunicação.
Escrevendo um documento de pontos de conversa
Antes de começar a trabalhar em seu papel de pontos de discussão, você precisará ter certeza de que possui informações precisas. Procure aqueles que estão mais envolvidos. Por exemplo, se você precisar criar pontos de discussão sobre um problema de orçamento, fale diretamente com um executivo sênior com a supervisão do orçamento. Não confie na palavra da boca. Pergunte à sua fonte perguntas detalhadas e peça que ela tente não "girar" ou sugerir os detalhes. Certifique-se de tomar notas detalhadas.
O seu documento de pontos de discussão consistirá em uma série de marcadores, cada um com uma ou mais frases seguindo-o. Não há necessidade de uma introdução ou outro texto. Título: "Informações para Público". Não marque o papel dos pontos de discussão como "confidencial". Você não está tentando esconder nada, e a informação no jornal é para o público.
Comece com os fatos: quem, o que, onde e quando. Coloque-se no lugar de uma pessoa sem conhecimento sobre sua empresa ou organização, sua história ou atividades recentes. Seu primeiro ponto de bala deve simplesmente indicar os fatos da situação. Por exemplo: "Em 1º de julho, a empresa X cortará 30% de sua força de trabalho doméstica em fábricas em Oregon e Idaho". Esta informação básica é fornecida nos pontos de discussão para que aqueles que entregam as informações não cometam acidentalmente um erro factual, levando a confusão.
Os próximos marcadores devem fornecer informações mais detalhadas sobre o processo ou atividade. Se o seu documento de pontos de discussão estiver respondendo a um evento negativo, compartilhe informações positivas, mas não tente subestimar os negativos. A mídia e o público vão querer informações sobre os detalhes. Por exemplo: "Qual é o processo para notificar os trabalhadores quando eles serão encerrados? Haverá indenizações ou reciclagem?" Tente antecipar essas questões e ter respostas prontas. Lembre-se, o texto que você escolher para cada um desses pontos será reutilizado por aqueles que entregarem as notícias.
Os pontos finais do documento de pontos de discussão devem focar na mensagem essencial que você quer que seu palestrante deixe. Este poderia ser um fato-chave, um plano ou uma visão. Por exemplo: "Estamos tristes com os problemas que sabemos que as famílias enfrentarão como resultado desta decisão, mas estão esperançosos com a recuperação econômica de que esses cortes serão de curto prazo". Não inclua, em nenhum caso, nos pontos de discussão que você não quer que seu porta-voz faça. Os pontos falados não são documentos privados e podem ser lidos pela mídia.
Depois de preencher o documento de pontos de discussão, reúna-se com os envolvidos e com os líderes seniores em sua organização para análise. Incorpore qualquer feedback e desenvolva uma lista de distribuição que inclua aqueles que provavelmente serão solicitados a falar ou compartilhar informações com o público. Isso pode incluir o executivo ou líder envolvido, um porta-voz, outros envolvidos na comunicação em sua organização e funcionários com funções que envolvam o público.
Dicas
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Seja honesto e claro. Mantenha seus pontos curtos. Menos pontos é melhor. Os oradores podem lembrar apenas alguns pontos de cada vez.
Aviso
Nunca coloque informações nos pontos de discussão que você não quer que sejam tornados públicos. Não sobrecarregue o positivo.
