Ao longo de muitos séculos, os contratos tornaram-se o meio universal de estabelecer um acordo juridicamente vinculativo entre duas partes. O gerenciamento de contratos envolve administrar os relacionamentos entre as entidades, como clientes, parceiros, fornecedores ou funcionários. Os procedimentos incluem detalhes sobre como conduzir atividades de negociação, implementação, término e renovação.
Elementos de procedimento
Seu objetivo no gerenciamento de contratos é maximizar o lucro e minimizar os riscos. Procedimentos claramente definidos facilitam a coordenação entre as partes envolvidas. Contratos comerciais incluem faturas, ordens de compra e contratos de parceria. Implementar procedimentos de gerenciamento de contrato usando sistemas de software de computador ou simplesmente documentados como um manual.
Seus procedimentos devem definir como os requisitos para produtos ou serviços fornecidos são especificados. A adesão às especificações do contrato muitas vezes constitui a base para determinar a qualidade. Diversas demandas de negócios causam alterações nos contratos, conforme permitido pelos procedimentos de gerenciamento de contratos. Coloque em prática procedimentos abrangentes de gerenciamento de contratos para que, se surgirem faturas contestadas e problemas de obrigações não atendidas, elas sejam resolvidas mais rapidamente, porque seus contratos são robustos.
Certifique-se de seguir os estatutos e regulamentos que regem a linguagem do contrato e os direitos e responsabilidades dos envolvidos. Enquanto uma vez um simples aperto de mão era considerado legalmente vinculativo, as empresas modernas agora contam com uma série de documentos legais para realizar negócios. Documente como gerar quatro tipos principais de contratos: preços fixos, reembolsáveis, parcialmente definidos e acordos de letras. Os procedimentos para o desenvolvimento e gerenciamento de contratos para cada tipo devem indicar como listar o preço, definir o escopo, determinar o cronograma de entrega, avaliar o risco para cada parte e descrever qualquer relacionamento comercial em andamento (se relevante).
Prepare-se para lidar com diferentes cenários. Para contratos de preço fixo, procedimentos adicionais devem especificar condições atenuantes, como a forma de redigir o contrato, se a quantidade exata de materiais não for conhecida ou a atividade se estender por um longo período de tempo. Algumas indústrias, como a indústria da construção, incluem incentivos em contratos para motivar a eficácia operacional. Procedimentos associados a contratos com reembolso de custos definem como especificar condições para que o comprador assuma o risco financeiro do vendedor ao concordar com um preço que cobre (normalmente) todos os custos mais uma taxa. As regras para monitorar esses tipos de contratos (normalmente usadas por agências sem fins lucrativos ou parceiros de negócios para quem o ganho financeiro não é o objetivo principal) envolvem declarações de expectativa claras. Configurar procedimentos para contratos parcialmente definidos e cartas também. Investir tempo e esforço no desenvolvimento de procedimentos abrangentes garante que as operações da sua empresa fluam sem problemas.
