E-mail é uma parte essencial de muitos empregos e empresas. As comunicações por e-mail corporativo causam uma impressão quase tão importante quanto as comunicações cara-a-cara e podem durar mais tempo. O email comercial deve sempre refletir profissionalismo e ter um objetivo comercial. É fácil cair em maus hábitos de e-mail, por isso a conscientização constante e a vigilância sobre o palavreado por e-mail são necessárias e vitais para uma imagem comercial profissional.
Campo de assunto
O campo assunto é tão importante quanto o corpo do email. É um profissional indo para sua mensagem de e-mail e precisa de palavras que reflitam isso. Use a gramática apropriada no campo de assunto sem erros ortográficos e use letras maiúsculas e minúsculas apropriadas. Transmita o propósito do seu email em uma frase curta e concisa. "Sobre o Projeto Winfield", "Como Conhecer sua Conta", "Perguntas sobre Software de Presença e Horário" são exemplos de linhas de assunto semelhantes a negócios para mensagens de e-mail. Nunca use gírias, linguagem chula ou até mesmo frases casuais como "Oi", "Como vai?" Ou "Pergunta".
Saudações e Signoffs
Use cumprimentos e assinaturas profissionais para manter suas comunicações eletrônicas consistentes com a imagem comercial profissional que você deseja transmitir por e-mail. Mesmo que você esteja enviando por e-mail um contato comercial de longa data com quem você tem correspondência freqüente, mantenha suas saudações e suas assinaturas profissionais e educadas. Para contatos novos e desconhecidos, use “Dear Mr. Smith” e “Regards” para saudação e aprovação. Para contatos mais familiares, “Dear Amy” e “I appreciate it!” São mais informais, mas ainda assim profissionais.
Formatação, Anexos e Arquivos de Assinatura
A formatação em email comercial é desnecessária e pode fazer com que o email seja pego em filtros de spam. Use os anexos com cuidado e somente com o conhecimento prévio e a aprovação do destinatário, principalmente anexos grandes. Os arquivos de assinatura devem ser tão breves quanto possível.
Linguagem e Tom
A linguagem e o tom das comunicações por email devem ser tão profissionais quanto outras comunicações escritas. Use cortesia, boa gramática, ortografia, vocabulário e pontuação. Use linguagem de negócios comum, sem gírias, palavrões ou frases casuais. É importante usar um tom atencioso e amigável no e-mail. Não escreva e-mails quando estiver com raiva, chateado ou frustrado. Ele aparece no tom mesmo que não seja intencional. Tome muito cuidado com a redação do e-mail, como em conversas telefônicas e presenciais com parceiros de negócios.
E-mail não
Não escreva três parágrafos quando algumas sentenças forem suficientes. Não use e-mail para reclamar de raiva ou aborrecimento ou para disciplinar alguém. Não envie e-mails com pressa - reserve um tempo para reler, verificar a ortografia e verificar o endereço do destinatário antes de enviá-lo. Não abuse da cópia de carbono e cópia oculta em e-mails. Não use e-mail no trabalho para fins não comerciais.
