A elaboração cuidadosa de uma resposta a um e-mail comercial - seja de um cliente, cliente potencial, chefe ou colega de trabalho - pode fazer toda a diferença para garantir a reação e a reação desejadas.
Entenda o escritor
Olhe atentamente para quem escreveu o email, uma vez que este desempenha um papel no nível de formalidade você usa para responder. Por exemplo, Lindsay Pollak, especialista em etiqueta de e-mail, sugere responder a um e-mail que usa linguagem formal usando linguagem formal e educada similar. Se o remetente usar um tom informal, use um tom mais relaxado, mas mantenha-o profissional.
Determinar o resultado
Descobrir o que ação que você quer que o leitor leve uma vez que você responde. Por exemplo, se você está enviando uma resposta para um cliente em potencial, você quer que ele compre. No entanto, se você está enviando uma resposta ao seu chefe, você quer que ela pense que você é profissional e capaz. Respostas para as pessoas sobre problemas de atendimento ao cliente deve resultar em um cliente feliz que sente que suas necessidades foram atendidas.
Dicas
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Espere até você se acalmar para responder a um e-mail controverso.
Descrever o resultado da sentença 1
Use a primeira frase da sua resposta para descreva o que você quer alcançar, sugere Geoffrey James, um editor contribuinte da Inc. Por exemplo, se um cliente envia um email com uma reclamação, use sua primeira sentença para dizer que você quer resolver o problema para que ele se sinta feliz e satisfeito com a compra.
Faça seus pontos
Agora é hora de explicar como você planeja fazer sua primeira sentença acontecer. Usar pequenos parágrafos para fazer seus pontos. James recomenda usar evidências para fazer backup das ideias que você descreve em sua resposta. Dependendo do tópico e da ação necessária, a evidência pode ser tão simples quanto apontar um fato ou ser tão extensa quanto fornecer vários detalhes específicos para o tópico. Por exemplo, se seu chefe perguntar por que você deseja uma despesa aprovada, forneça um fato ou dois sobre como a aprovação da despesa beneficiará o departamento ou a empresa em geral.
Fornecer um apelo à ação
Use sua sentença final para reafirme o que você quer que o leitor faça em seguida. Esta frase deve ir de mãos dadas com o seu parágrafo de abertura. Por exemplo, para deixar seu cliente feliz, explique o passo que você está disposto a dar para resolver o problema.
Cancelar assinar
Finalmente, use palavras de aprovação, como "Melhor" ou "Obrigado", para que o destinatário saiba que chegou ao fim do e-mail, sugere a escritora da Forbes, Susan Adams. Adicione seu nome e inclua sua assinatura comercial em todos os e-mails. A assinatura deve incluir seu nome completo, nome da empresa e informações de contato, incluindo o número de telefone e endereço do site.
Dicas
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Revise e soletre o seu email antes de apertar o botão "enviar". Caso contrário, os erros podem fazer você parecer desleixado e pouco profissional.
