Com muitas subseções de contabilidade, existem regras e regulamentos rígidos e rápidos em termos de organização e o que é e o que não é permitido. Este não é o caso dos sistemas de informações contábeis. Há simplesmente muitas opiniões sobre o que é um AIS e o que não é. O que distingue o AIS de outros sistemas de informação são as obrigações legais e profissionais impostas à administração e aos contadores de uma empresa.
Fluxos de Informação
Uma das características de um AIS é o fluxo de informações. É ilustrado aqui pelo uso de uma pirâmide com gerenciamento no topo, gerenciamento intermediário logo abaixo disso, gerenciamento de operações abaixo disso, e pessoal de operações representando a base do fluxo de informações. As informações relativas ao desempenho da empresa são direcionadas para todos os níveis de gerenciamento através do pessoal. A alta administração é responsável perante os acionistas ou proprietários da empresa pelas informações que recebem. Contribuindo com essas informações sobre o desempenho da empresa estão os clientes e fornecedores, com quem o pessoal de operações tem contato diário. Com o uso dessas informações, a alta gerência filtra informações sobre o orçamento da empresa e instruções sobre como alterar ou melhorar as interações do dia-a-dia com os clientes e fornecedores. As informações de fornecedores e clientes são conhecidas como fluxos de informações externas. Aqueles de pessoal para gestão e gestão de pessoal são conhecidos como fluxos de informação interna.
Transações de Processamento
Outra característica do AIS está no processamento de transações. Um AIS processa dois tipos diferentes de transações. A transação financeira, que é qualquer transação de natureza monetária que afeta os ativos ou ações de uma organização empresarial. A transação não financeira é uma decisão que, embora não seja mensurada monetariamente, pode afetar a integridade contábil geral da empresa. Por exemplo, se a empresa decide mudar de fornecedor devido a um aumento substancial nos preços de um fornecedor atual, o efeito imediato não é financeiro até que o primeiro pedido seja feito.
Todas as transações são inseridas no Sistema de Informações Contábeis com o objetivo de afetar a tomada de decisões da alta administração. Se a alta administração estiver ciente de um aumento crescente de custos, impostos ou uma potencial perda de clientela, decisões podem ser tomadas para conter consequências negativas de eventos futuros.
Modelo AIS
Um modelo típico de um AIS ilustra esses recursos e inclui três etapas diferentes no tratamento de informações. Primeiro é a coleta de dados. É considerado o mais importante de todos os três passos, como se os erros não fossem detectados e o sistema pudesse criar resultados não confiáveis. Os dois principais requisitos do processo de coleta de dados é que os dados usados sejam relevantes e eficientes. É no estágio de coleta de dados que a relevância dos dados deve ser ponderada para filtrar todos os fatos irrelevantes do sistema. A eficiência envolve a coleta do mesmo conjunto de dados apenas uma vez. Não fazer isso leva a dados redundantes. O segundo passo é o processamento de dados, ou a tentativa de organizar os dados de tal forma que a gerência possa tomar decisões em relação às decisões financeiras da empresa. Um exemplo seria usar dados de vendas para prever expectativas futuras de vendas. Com base nessas expectativas, as decisões podem ser tomadas sobre os requisitos de pessoal. A terceira etapa é a geração real de informações que leva à tomada de decisões. Quer a decisão seja baseada em transações financeiras ou não financeiras, a decisão pode afetar as operações do dia-a-dia do negócio e possivelmente a perspectiva financeira da empresa.
