A estrutura de uma organização de compras varia de uma única pessoa com responsabilidade de compras para um grande departamento centralizado ou organização descentralizada com profissionais de compras trabalhando em locais separados ou unidades de negócios. Obter a estrutura certa é essencial, porque a aquisição normalmente representa metade das despesas de uma organização, de acordo com a Referência para empresas. Ele também desempenha um papel importante na estratégia competitiva de uma empresa.
Responsabilidade de compra individual
Em uma empresa iniciante ou pequena, uma pessoa, como o diretor financeiro, pode assumir a responsabilidade pela aquisição. Como alternativa, os membros individuais da equipe de gerenciamento, como o gerente de produção, o gerente do escritório ou o gerente de marketing, podem adquirir produtos ou serviços para atender aos seus próprios requisitos departamentais. Nesse cenário, a empresa não teria um procedimento de compra consistente e não teria qualquer poder de compra para negociar melhores negociações com um grupo fragmentado de fornecedores.
Departamento de compras
À medida que cresce, a empresa pode nomear um gerente de compras com qualificações profissionais. A empresa também pode recrutar um ou mais assistentes de compras se a escala de compras aumentar. O gerente ou equipe assume a responsabilidade pela compra de suprimentos para todos os departamentos, discutindo seus requisitos, identificando fornecedores e processando pedidos. Ao coordenar as compras, a empresa pode fazer pedidos maiores com os fornecedores preferenciais. Pode ser capaz de negociar taxas mais baixas e impor padrões de qualidade consistentes aos fornecedores.
Estrutura de compras centralizada
Empresas com vários locais, divisões operacionais ou unidades de negócios têm a opção de operar estruturas centralizadas ou descentralizadas. No modelo centralizado, um único departamento de compras assume a responsabilidade de comprar em nome da empresa. O departamento, que pode consistir de um diretor de compras, gerentes e assistentes, impõe políticas e procedimentos padrão em toda a organização com o objetivo de reduzir custos, aumentar a eficiência de compras e alcançar qualidade consistente. Para melhorar o serviço em diferentes locais, o departamento pode indicar especialistas responsáveis pela compra de categorias específicas de fornecimento.
Estrutura de Compras Descentralizada
No modelo descentralizado, a empresa delega autoridade de compra a locais e divisões. Os gerentes e assistentes de compras compram suprimentos para as necessidades locais, embora possam receber apoio de uma pequena unidade central. Embora uma estrutura descentralizada dê autonomia e reduza os gargalos, pode levar à ineficiência na compra, padrões inconsistentes e aumento dos custos gerais de aquisição.
Modelo de Sourcing Estratégico
As empresas que precisam de suprimentos essenciais, como componentes críticos de engenharia ou desejam harmonizar a qualidade em uma variedade de fornecedores, passaram das práticas de compras tradicionais para relacionamentos de longo prazo com parceiros de suprimento estratégicos. Os membros da equipe de compras responsáveis pela terceirização estratégica concentram-se em suprimentos críticos, deixando a compra de suprimentos básicos para outros membros da equipe. A equipe de terceirização estratégica coloca contratos de fornecimento de longo prazo e colabora com parceiros de fornecimento para reduzir custos, harmonizar níveis de qualidade e produção e realizar projetos conjuntos de desenvolvimento de produtos.
