Reuniões orçamentárias são importantes porque permitem que você apresente ao seu chefe ou superiores onde o seu projeto está em termos de seu orçamento. Na reunião, você pode discutir possíveis aumentos ou reduções no orçamento alocado e sugerir maneiras de reduzir os custos para manter seu orçamento nos trilhos. As reuniões do orçamento também permitem que você defenda seu caso para obter mais recursos para o seu projeto ou trabalho. As reuniões do orçamento geral determinam como um departamento ou a empresa está se saindo financeiramente e estabelecem metas e limites para controlar o dinheiro e permanecer lucrativo. É relativamente fácil configurar uma reunião de orçamento.
Itens que você precisará
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Sala de conferência ou reunião
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Serviço de e-mail
Determine quem deve participar da reunião de orçamento. Normalmente, você deve convidar o CFO, o vice-presidente de finanças ou outra pessoa da sua empresa para a equipe de gerenciamento da empresa responsável pelas finanças. Se você trabalha para uma empresa maior, convide a pessoa em seu escritório que gerencia o dinheiro, como um controller ou o gerente do departamento de contabilidade. Você também deve convidar seu chefe, o gerente de projeto e qualquer outro membro da equipe sênior conectado ao seu projeto ou departamento.
Verifique os horários de todos que você está convidando para a reunião. Procure aberturas comuns quando todos estiverem programados para estar na cidade e no escritório. Algumas ferramentas de escritório, como o Microsoft Outlook, permitem visualizar agendas e disponibilidade de outros colegas de trabalho.Se você não puder acessar os horários de todos, peça a seus assistentes ou aos próprios participantes como será sua próxima disponibilidade.
Escolha uma duração para a reunião, como 30 ou 60 minutos. Reserve tempo suficiente para apresentar as informações do orçamento e deixe espaço para perguntas e tempo de discussão. Se você acha que levará uma hora para apresentar as informações do orçamento, escolha uma duração de 90 minutos para permitir um tempo extra.
Escolha um dia e hora para a reunião com base em quando todos estiverem disponíveis e na duração da reunião. Se a sua reunião durar 90 minutos, escolha o primeiro horário de 90 minutos quando todos estiverem disponíveis.
Envie uma notificação de solicitação de reunião por e-mail e peça que todos os destinatários respondam para indicar se aceitam a solicitação de reunião ou não conseguem fazê-lo. Ou, defina a reunião à moda antiga, agendando-a pessoalmente ou por meio do assistente do participante. Quando você solicitar a reunião pessoalmente ou por e-mail, forneça resumidamente uma visão geral de alto nível da agenda da reunião: cortes no orçamento, relatórios financeiros, status do orçamento e assim por diante.
Reprograme a reunião se as pessoas que precisam estar lá não puderem comparecer. Escolha o próximo intervalo disponível quando os supervisores financeiros e outras pessoas necessárias estiverem disponíveis para a duração planejada da reunião.
Lembre todos os participantes sobre a próxima reunião naquela semana ou naquela manhã. Se você enviou a solicitação de reunião por e-mail, o software pode lembrar automaticamente os participantes com uma notificação eletrônica.
Dicas
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Defina reuniões de orçamento recorrentes para reunir-se com as mesmas pessoas todos os meses ou semanas para discutir orçamentos de projetos ou departamentos.
