Liderar uma reunião nem sempre é fácil. As pessoas são notórias por não gostarem de reuniões, ignorando-as e não prestando atenção quando comparecem. Se você tiver que liderar uma reunião, a implementação de várias etapas de senso comum garantirá a conclusão entre seus participantes de que sua reunião valeu a pena e foi efetivamente conduzida.
Divulgue a data e a hora da reunião com bastante antecedência para que os participantes possam manter seus horários claros. Além disso, envie um lembrete por e-mail no dia anterior. Finalmente, um anúncio no intercomunicador 15 minutos antes é útil. Isso minimiza a probabilidade de alguém esquecer de comparecer.
Comece no horário. Isso mostra respeito às pessoas pontuais. Reconheça os retardatários com um aceno, se em tudo. Não é preciso mencionar o atraso durante a reunião.
Organize sua tecnologia com antecedência e garanta que tudo esteja funcionando corretamente. Nada é pior para os participantes do que assistir a você lutar com o link do seu laptop por 15 minutos.
Tenha uma agenda, mantenha-a o mais curta possível e cumpra-a. Envie um e-mail para a agenda com antecedência para que os participantes possam pensar sobre isso. Na reunião, se alguém se desgarrar da agenda, diga: "Vamos pensar em colocar essa preocupação na agenda do nosso próximo encontro".
Certifique-se de que o propósito da sua reunião seja muito claro. A agenda deve ajudar com isso, mas você precisa esclarecer ainda mais. Assegure-se de que seja compreendido se o seu propósito é resolver um problema, discutir opções ou conduzir um treinamento. Certifique-se de que todos saibam exatamente por que estão presentes.
Lembre-se de que as pessoas aprendem de maneiras diferentes. Use uma variedade de meios - visuais, auditivos, até mesmo atividades físicas - para transmitir seus pontos.
Peça para as pessoas escreverem quaisquer ideias adicionais que tivessem relacionadas ao tópico e deixá-las em uma pilha ao sair da reunião. Posteriormente, forneça a cada participante uma cópia impressa dos minutos da reunião ou envie um e-mail.
Dicas
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Se a reunião durar mais de 30 minutos, considere colocar alguns chocolates nas mesas para os participantes.
Aviso
Evite sair do assunto. Essa é uma das principais razões pelas quais as pessoas acham que as reuniões são uma perda de tempo.
