As empresas e organizações dependem de linhas de comunicação que permaneçam abertas e permaneçam confiáveis entre diferentes partes e divisões. Sem a capacidade de se comunicar de forma eficaz, as funções da empresa começam a desmoronar rapidamente. No entanto, todos comunicando o seu próprio caminho ao mesmo tempo também leva ao caos. É aqui que entram os protocolos de trabalho.
Protocolos Definidos
Simplesmente dito, os protocolos são regras internas que os membros de uma organização são obrigados a seguir e usar. Ao garantir que as atividades direcionadas sejam tratadas sob protocolos, a organização garante consistência e conformidade em todos os níveis. A desvantagem, no entanto, é que muitos protocolos levam a redundância, burocracia e, pior, atrasos desnecessários. Isso funciona contra uma organização que tenta ser ágil e flexível. Encontre um equilíbrio entre conformidade e capacidade de resposta.
Comunicação eletrônica
Para aumentar o desafio de gerenciar como as pessoas na mesma organização se comunicam, os métodos eletrônicos e informatizados complicaram o problema. A velocidade da comunicação eletrônica freqüentemente resulta em problemas que acontecem mais rapidamente e se espalham ainda mais quando erros são cometidos. Telefones inteligentes, e-mails, mensagens instantâneas e arquivos de computador só aumentam a agitação das comunicações.
Comunicação escrita
As mensagens escritas, os métodos de comunicação de negócios mais tradicionais, são facilmente padronizadas pelas organizações para que possam ser roteadas corretamente e corretamente priorizadas. Isso é feito escolhendo diferentes métodos para diferentes níveis de importância. E-mails, notas e mensagens básicas podem ser usadas para comunicação diária. Memorandos e cartas em papel timbrado da empresa apresentam problemas comunicados de uma maneira mais formal. Reserve documentos e relatórios de questões para discussões sobre políticas e importantes iniciativas de tomada de decisões.
Mensagens eletrônicas
O problema com e-mails, mensagens instantâneas e Internet é que as organizações freqüentemente perdem o controle da mensagem e de seu público rapidamente. As organizações são bem servidas por treinar regularmente a equipe sobre os riscos e os perigos da comunicação eletrônica, reservando essas ferramentas para a comunicação diária e regular e treinando a equipe para entender como limpar regularmente as comunicações antigas e manter apenas informações importantes. Com muita frequência, as pessoas usam essas ferramentas para mensagens tolas ou pessoais. Os resultados podem variar de embaraçosos a sérios, caso esses arquivos sejam ressuscitados posteriormente em processos judiciais ou legais.
Regras de Escrita
Como parte dos protocolos, as organizações também se beneficiam de garantir que as comunicações sigam regras de uso claro. Isso significa garantir que a equipe entenda como se comunicar adequadamente por escrito. Acrônimos rápidos e tecnológicos, como LOL, WTB, WU, LTR e assim por diante, não pertencem a textos profissionais. Os funcionários devem entender que precisam se comunicar em linguagem adequada que valorize a ortografia e a gramática.
Comunicações Verbais
Protocolos para comunicação verbal podem ser implementados de maneira similar a documentos escritos. Deve haver níveis para reuniões verbais, incluindo discussões casuais, reuniões formais, reuniões de hierarquia e interações de tomada de decisão / tomada de decisão. Cada um desses eventos de contato deve ter uma expectativa compreendida de como se comunicar, por quanto tempo e como processar reações e decisões. A falha em fazer isso em um negócio freqüentemente resulta em uma interação ad hoc que, embora confortável em pequenos grupos, começa a causar problemas à medida que as organizações crescem.
