O orçamento de suprimentos de escritório é um detalhamento de custos que pode servir como um plano de gastos. Por escrito, o orçamento especifica como a empresa gastará fundos designados para suprimentos usados em operações de escritório. O plano deve ser realista para que possa ser facilmente entendido e respeitado. O orçamento de suprimentos de escritório é uma ferramenta necessária para medir as despesas gerais de uma empresa. Preparar um orçamento permitirá que você gerencie os custos com eficiência e mantenha uma faixa razoável de gastos operacionais que não exceda as receitas do negócio. O orçamento básico de suprimento de escritório geralmente inclui apenas as despesas absolutamente necessárias para operar um negócio com eficiência. O orçamento pode ser aumentado ao longo do tempo, conforme necessário, enquanto o negócio cresce.
Revise os itens de suprimentos de escritório que são essenciais para a execução dos negócios. Crie uma planilha para listar itens como canetas, vários tipos de papel, marcadores, lápis, tinta de impressora, grampeadores e grampos, clipes de papel, pastas de arquivos, suprimentos para correspondência, envelopes e fita. Não se esqueça de incluir itens específicos do seu negócio específico. Por exemplo, se você fornecer backup de dados ou lidar com armazenamento de mídia, precisará de CDs ou DVDs e outros suprimentos e equipamentos especializados.
Revise o custo dos itens e obtenha um total de quantidade mensal para cada item. Documente os cálculos na planilha. Adicione todos os números individuais de cada item juntos para o total do orçamento mensal. Em seguida, multiplique o total mensal por 12 para o valor do orçamento anual de material de escritório. Adicione um adicional de 10 por cento para expansão.
Pesquise os vários fornecedores de materiais de escritório para encontrar os preços mais rentáveis. Crie uma planilha separada para comparar dados de vários fornecedores para os itens que você usa regularmente para realizar negócios. Fornecedores independentes, muitas vezes, fornecem cotações para você considerar. Calcule as estimativas do fornecedor para o custo médio mensal aproximado. Inclua esses dados mais 10% na planilha.
Compare as estimativas totais do fornecedor com a sua estimativa atual e original. Crie uma cópia da planilha de estimativas original da Etapa 1 para usar ao considerar as alterações de preço. Use a nova planilha como o modelo para seu orçamento atual. Ajuste o preço de itens encontrados para menos em diferentes fornecedores. Anote o fornecedor, o preço e a data na planilha para acompanhamento futuro. Considere cada item da lista e elimine aqueles que não são absolutamente necessários.
Avalie e analise o orçamento mensalmente. Tente usar uma ferramenta de orçamento como a oferecida pela Microsoft para gerenciar finanças de suprimentos de escritório. Desenvolver um sistema para monitorar o orçamento de suprimentos de forma consistente. Regularmente ajustar e revisar preços e uso de suprimentos. Ajuste o orçamento de acordo com as novas descobertas e corte sempre que possível. Se ocorrer um gasto excessivo, tome medidas para encontrar reduções de outras formas, aproveitando as vendas e outras ofertas de fornecedores.
